Nadie discute que los eventos son necesarios y por ende se han profesionalizado, estudiado alternativas como los eventos virtuales, desarrollado paquetes estándar para su gestión, definido importes o costes medios para según qué tipo de evento, clasificados,  (advisory board, reunión, meeting, update....) divididos en eventos de marketing, ventas, small events, etc.

Se ha destinado a personal de la compañía en su gestión para garantizar el mantenimiento de unos standares, y hasta se han especializado compañías en la gestión de eventos de la industria farmacéutica.

Se ha vivido una rápida transformación en la gestión de los mismos, debido a regulaciones, códigos y por qué no, situación económica.

En fin, la gestión de los eventos dentro de una compañía farmacéutica no deja de cambiar, evolucionar, siendo un arma estratégica dentro de cualquier plan de marketing, teniendo que competir con los eventos del resto del mercado, intentando marcar tendencia o aportar un valor al que no puedan llegar nuestros competidores.

Ya no vale el “formato básico y clásico” de un buen espacio, cómodo, accesible y que permita una buena proyección, esto quedó atrás para lanzarnos a buscar otras variables que hagan de nuestro evento, “el evento”, aquel que no sólo cubre las expectativas científicas, si no que además impacte y haga participar a nuestros clientes, dentro siempre de las reglas de juego marcadas por el propio sector.

De entrada, pensemos en dos tipos de eventos, propios u organizados por terceros. Centrémonos primero en los propios, en aquellos en los que los departamentos de marketing, junto con los event managers, se la juegan, y que además de otras tantas, deberían tener en cuenta las siguientes variables:

- Imaginación
- Tecnología
- Practicidad
- Tiempo

Los médicos ven los eventos formativos de la industria como necesarios, donde obtienen formación y/o reciclaje; quizá un escalón por debajo de los eventos organizados por su propia sociedad. Aunque les resulten  interesantes, tienen en cuenta que llevarán indefectiblemente un componente de “producto”, aquí es donde debemos innovar, en la forma de hacer llegar nuestro necesario mensaje;  obviamente no podemos plantear una reunión sin grandes oradores expertos de primer nivel en su materia, pero sí podemos envolverlos en un aura más atractiva; el uso de los últimos avances en tecnología audiovisual, realidad aumentada, virtual, 3D, video mapping…., seguro que hace más atractivo e innovador el formato. No pensemos que es es un gasto, es una inversión, en imagen, en actualizar nuestro producto e incluso a nuestros oradores y por qué no, nuestra propia imagen. Ya tenemos la primera variable:  IMAGINACIÓN.

Pasamos horas con nuestro móvil en la mano, integrémoslo como actor invitado en nuestro evento. El uso de apps que permitan interactuar con ponentes, otros asistentes, disponer del programa y de todo el material de la reunión, dejar constancia a golpe de click de nuestro punto de vista o dudas, todo de manera inmediata y on line, tuitear, votar… Todo destinado con el  fin de crear un evento virtual simultáneo, ¡ese es el objetivo!  Ya tenemos la segunda variable: LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS.

PRACTICIDAD, esa es la tercera variable. Debemos pensar que los asistentes en un porcentaje cada día más alto, son jóvenes, por lo tanto con mayor necesidad formativa, que sea cercana e inmediata. La fórmula de talleres o workshops puede ser muy adecuada en estos casos, pero es más importante aún,  nos permiten extendernos más allá de la duración del propio evento, volvamos a recurrir a la tecnología, logremos crear “una comunidad” que continúe formándose y participando en nuestro evento, incluso semanas después del mismo. Esto nos permitirá hacer seguimiento y establecer lazos más duraderos durante más tiempo.

La DURACIÓN es nuestra cuarta variable. Encontrar la medida de tiempo exacta que nos permita dar cabida a todo nuestro atractivo programa pero sin que sea demasiado larga. Debemos tener en cuenta que nuestros asistentes tienen multitud de eventos, además de su trabajo diario, por lo que la fórmula que dará éxito a nuestro evento y que indefectiblemente hará mentalmente nuestro invitado es información/tiempo.

El tiempo debe ser el justo, ni más ni menos, porque es tiempo robado al ocio o la familia; eso hará que el resultado de la operación tenga muchos enteros, pensemos en impactos con una necesidad temporal justa.

Bien, ya hemos hablado de nuestros eventos, analizando variables importantes, pero qué ocurre con los eventos organizados por terceros, o incluso esos eventos que denominamos small events organizados por  nuestra Fuerza de Ventas invirtiendo no sólo  buena parte de su presupuesto, si no de su tiempo. ¿Cómo aportar valor? ¿Cómo dejar nuestra impronta? Y sobre todo cómo controlar el proceso y que sea ágil y eficiente?

Tenemos plataformas on line que permiten a la Fuerza de Venta o a los asistentes de la unidad de negocio, realizar el proceso de invitar a sus clientes a estos eventos organizados por terceros desde un simple teléfono, Tablet, portátil, en la misma visita, en tiempo real, pudiendo reportar el gasto con carácter inmediato y asignado a la unidad de coste correspondiente, cumpliendo todas las políticas establecidas, incluso la transparencia, dejando registros para posteriores informes de gestión; y finalmente lo más importante,  les permite hacerle llegar al cliente toda la documentación necesaria para su asistencia,  casi al momento, incluyendo documentos de viaje, confirmaciones de inscripción, programa del evento o de nuestro posible simposio en él, contratos, documentos a firmar, etc.

O, por qué no poder gestionar nuestro small event en tiempo real, a golpe de ratón, sin necesidad de visitas a hoteles o espacios, sin llamadas o mails a los que dar seguimiento; todo en un solo entorno, ágil, seguro y sobre todo profesional, con seguimiento y Kpis establecidas, que siga los patrones establecidos desde la compañía y con facilidad de reporting standarizado, sin tener que recabar y enviar cientos de documentos manualmente.

Gran parte de nuestro esfuerzo presupuestario va destinado a este tipo de eventos; seamos prácticos, eficientes y efectivos.

Desde Grupo Pacífico, durante nuestros más de 35 años de trabajo, hemos pretendido, dada nuestra amplia experiencia, convertirnos en partners de la industria farmacéutica, desarrollado unidades de negocio y servicios que aumenten nuestro porfolio y den valor a nuestra compañía:  Agencia de Comunicación y Marketing Farmacéutico, plataformas de gestión para unidades de negocio, herramientas para optimizar la gestión de los eventos, IT con desarrollos propios, creciendo todos los días para innovar y ofrecer productos que nos distingan del resto y nos haga ser merecedores de su confianza, avanzando junto a nuestros clientes en una gestión eficaz, innovadora y segura, sin renunciar a la espectacularidad.

Su éxito es el Nuestro.