POR QUÉ ES IMPORTANTE LA GESTIÓN DE UNA SESIÓN ONLINE

• “¿Me oyes? Yo te oigo a ti. ¿Tú a mí no?”
• “No veo lo que estás compartiendo. Espera, salgo y vuelvo a entrar”
• “¿Estáis todos de acuerdo? Bueno, entiendo el silencio como un sí”
• “¿Cómo lo hacemos? ¿Compartes tú y yo voy tomando nota?”
• “No os veo las caras, ¿seguís ahí?”

La gestión de las sesiones online es más compleja de lo que podemos pensar.  El propio medio digital ofrece barreras que es importante tener en cuenta para asegurarnos de que la dinamización de nuestra sesión online es óptima. Que un Advisory Board online se lleve a cabo no significa que lo haya hecho de forma eficaz, eficiente o en su máximo potencial.

Para empezar, el compromiso de los asistentes suele ser más bajo - por lo que el grupo puede verse reducido en el último momento. Además, la atención disminuye al ser más fácil el multitasking.

También la participación es menos frecuente, no se suele interrumpir durante las presentaciones ni dar la opinión, y resulta complicado leer las reacciones de la audiencia, ya que no se dispone de un elemento fundamental, que es la comunicación no verbal, por lo que algo que pensamos que ha sido un éxito puede haber resultado un fracaso (y no nos hemos dado cuenta). Por no mencionar la complejidad de la logística tecnológica: la conexión a internet puede fallar y siempre surgen problemas con la cámara o el micrófono que entorpecen la comunicación. Además, se usan nuevas herramientas digitales con las que no necesariamente se está familiarizado y todo ello hace que la eficiencia o incluso el propósito de la reunión puedan verse afectados.

Vamos a ver algunos consejos y buenas prácticas que pueden ayudar a llevar a cabo de forma efectiva cualquier tipo de sesión online: reuniones internas, presentaciones, formaciones, Advisory Boards, etc. Para ello es importante:

1. Tener un objetivo o propósito claro y comunicarlo a todos para estar alineados en cuanto al output de la sesión. Así nos centraremos en aquello que es importante para hacer que las sesiones sean productivas y eficientes.

2. Dedicarle el tiempo justo, fijando una duración que no tome más tiempo de lo necesario. 

3. Utilizar las herramientas digitales adecuadas para cada momento de la sesión y para dar respuesta a nuestros objetivos.

4. Gestionar bien las 4 fases clave de la sesión: La organización previa, el inicio de la sesión, su desarrollo y cierre.

ORGANIZACIÓN PREVIA

1. Escribe un guión esquemático de la sesión que contemple todo su desarrollo, la duración óptima y los tiempos para cada bloque. Intenta no exceder las 2 horas de duración y, en caso de necesitar más tiempo (workshops o formaciones), haz una pausa de entre 15 - 30 minutos.

2. Elige una plataforma que sea fácil de usar para las personas que asistirán y confirma que todos los asistentes la conocen y pueden usarla. Si no es así, envía un e-mail explicando su uso. Evita aquellas plataformas que requieran darse de alta o crear una cuenta, ya que entorpece el acceso y puede levantar barreras entre los asistentes. Algunas de las más habituales son Microsoft Teams o Zoom.

3. Pide a los asistentes que comprueben que pueden conectarse a la sesión y que tanto su cámara como micrófono/altavoces funcionan correctamente. Intenta que realicen una prueba antes de la sesión, conectándose 5-10 minutos antes o incluso día antes.

4. Envía la convocatoria de la sesión en el calendario con el link para acceder a ella y asegura su recepción. Pide la confirmación de todos los asistentes para garantizar su asistencia el día D. Puedes enviar un recordatorio el día antes para gestionar mejor la falta de compromiso del medio online.

INICIO DE LA SESIÓN

5. Evita el silencio durante los minutos previos al inicio de la sesión mientras se espera a que todos se conecten con un chit-chat, especialmente si los participantes no se conocen. Puede parecer poco relevante, pero ayuda a rebajar los nervios y a conocerse (sobre todo si los asistentes no se conocen).

6. Pide que las cámaras estén encendidas para humanizar la sesión y facilitar la atención y participación. No hay nada peor que estar hablando solo en una reunión donde no ves las caras de los asistentes. El vídeo te proporcionará más información acerca de la audiencia y sus reacciones.

7. Preséntate y deja que todos se presenten para crear un buen clima de trabajo y que todos los asistentes sepan con quiénes van a hablar. Es el primer paso para generar confianza.

8. Gestiona las expectativas de la sesión preguntando a los participantes qué esperan de ella y mostrando la agenda del día o explicando el output esperado. Así podrás adaptarte mejor a lo que está buscando tu audiencia.

9. Capta la atención de los participantes al inicio para crear engagement y mantener la atención. Puedes empezar con una slide donde aparezca una pregunta, imagen o dato curioso que invite a la reflexión. También puedes usar herramientas como Mentimeter, que permite lanzar preguntas para encuestar a tu audiencia y ver los resultados a tiempo real.

DESARROLLO DE LA SESIÓN

10. Evita compartir pantalla cuando no sea necesario, como en debates o actividades similares, para poder establecer contacto visual con tu público y evitar que tu audiencia desconecte de lo que estás contando.

11. Sigue las reacciones de tu audiencia y revisa regularmente las manos alzadas y el chat para asegurar que no pasas por alto el comentario de alguien que no se atreve a interrumpir. Activa las notificaciones del chat para poder ver al momento posibles comentarios de los participantes.

12. Lanza preguntas dirigiéndote a los participantes por su nombre, es la manera más efectiva de motivar la participación. No es lo mismo preguntar “¿Qué os sugiere?”, que especificar “¿Qué te sugiere, María?”. De esta manera, no sólo la pregunta se vuelve más personal, sino que también avisa a los demás para que estén atentos ante otras posibles preguntas. Extiende la ventana de participantes para que aparezcan todos en forma de lista a la derecha de la pantalla y resulte más sencillo apelarlos.

13. Realiza pausas para mantener la atención en sesiones largas. Es incluso más importante que en las reuniones presenciales. La recomendación es parar pasadas las 2h como máximo. Las pausas deben ser suficientemente largas para poder desconectar y tomar un café (15 minutos mínimo).

14. Alterna la presentación con ejercicios prácticos para mayor dinamismo. Puedes usar herramientas colaborativas como Google Jamboard o Miro. Cualquier ejercicio (con un propósito) será positivo para romper con el mindset de presentación-escucha, crear engagement y recuperar energías.

15. Divide al grupo en pequeños sub-grupos para que los asistentes puedan trabajar de forma más cómoda y resulte más dinámico. Utiliza las “Breakout Rooms” de Zoom o los canales de Teams para ello.

CIERRE DE LA SESIÓN

16. Procura dejar 5-10min al final para cerrar la sesión. Como decía William Shakespeare, todo va bien si termina bien. Acabar fuertes es tan importante como empezar con un efecto sorpresa: ayuda a que los participantes se vayan satisfechos y tengan un buen recuerdo de la sesión. Puedes usar herramientas como Kahoot que te ayudan a crear cuestionarios divertidos para que los participantes demuestren que han estado atentos durante toda la sesión.

17. Resume rápidamente las principales conclusiones de la sesión o puntos consensuados para mayor alineamiento, así como los next steps. A veces, con los problemas de conexión puedes tener a más de uno perdido.

18. Pide feedback al final de la sesión para conocer la opinión de todos. Esto te permitirá saber si has cumplido con las expectativas iniciales o si ha quedado algún cabo suelto que se te ha pasado por alto. También te ayudará a mejorar de cara a futuras ocasiones. También puedes crear una encuesta en Microsoft Forms o herramienta similar y enviarla a posteriori.

19. Termina a la hora prevista. ¡importantísimo! A nadie le gusta que le roben más tiempo del que tenía previsto y eso sucede todavía más en el mundo online.

20. Por último, anota aquellas cosas que creas que podrías optimizar de cara a la siguiente para que esta lista de buenas prácticas no deje nunca de crecer. ¡Siempre hay espacio para mejorar!