El decálogo del nuevo paradigma para congresos y reuniones científicas de gran formato

En pocas semanas laboratorios, sociedades científicas, proveedores y agencias vimos como la mayoría de las acciones planificadas para 2020 se anulaban o quedaban en un limbo expectante. Muchas de ellas han dado el salto al canal digital y hoy ya podemos hablar de un nuevo paradigma en nuestro sector que también ha alcanzado a los congresos y reuniones científicas de gran formato.

Por Marta Martín de la Cuesta. Digital Strategy Director. Grupo Draft. 

El pasado 3 de marzo comenzó una nueva era para los reuniones y congresos científicos de gran formato. Ese día, el Ministerio de Sanidad aconsejó suspender todos los eventos con profesionales sanitarios ante una inminente crisis asistencial provocada por el COVID-19. La cascada de consecuencias fue inmediata.

Desde entonces, todos hemos reorientado nuestras actividades profesionales y los eventos virtuales han copado la mayoría de los esfuerzos organizativos y presupuestarios. En este contexto, plataformas de videollamadas y reuniones virtuales han vivido un crecimiento exponencial de la demanda que, como por ejemplo en el caso de ZOOM, han aumentado sus usuarios en más de un 2.000% en cuatro meses.

Los responsables de marketing también nos hemos puesto las pilas y hemos aprendido a sacar el máximo rendimiento a este tipo de plataformas para continuar con nuestra labor de visitas médicas y promociones. Además, hemos incorporado nuevos formatos de relación con nuestros clientes, entre los que destacan los webinars y la generación de contenidos digitales. Sin embargo, nos queda una asignatura pendiente y es que, a día de hoy, todavía hay miedos y dudas al encarar reuniones y congresos virtuales de gran formato, donde la mayoría de organizadores carecen de experiencia. Tiremos, pues, de heurística.

Dificultades de un evento virtual de gran formato y cómo resolverlas
¿Cómo debe ser un evento científico online de grandes dimensiones? ¿Qué funcionalidades y ventajas deben tener las plataformas virtuales para los organizadores y los asistentes? ¿En quién confiar para la asistencia científica y técnica? ¿Cómo llevar todo lo que haríamos en un congreso físico a uno virtual? Estos son los aspectos a tener en cuenta:

1. Tecnología: una de las principales barreras que nos encontramos a la hora de organizar un evento digital de gran formato es las carencias en conocimiento tecnológico de los ponentes y asistentes, que pueden encontrar dificultades a la hora de manejarse en un entorno virtual donde deben activar micrófonos, cámaras y chats. La solución a esto pasa por asegurar un training previo al evento para todos los participantes, que deberán recibir, como mínimo, un tutorial con instrucciones sobre cómo manejarse. La asistencia técnica a ponentes y a asistentes es un elemento necesario y de gran valor para los organizadores de congresos virtuales. Hablamos aquí de personas que, incluso, pueden dar soporte desde un call center. 

2. Acceso online: Los usuarios de perfil médico científico suelen ser reacios a instalarse software extra en sus dispositivos, ya sea por un tema de seguridad o por tener otras prioridades. En este sentido, consideramos pues que el acceso al congreso o evento virtual a través de una URL es una ventaja para ellos.

3. Escalabilidad: escalar la capacidad de asistencia al congreso científico virtual debe ser una prioridad en cualquier herramienta o plataforma que escojamos para un proyecto de este estilo. Una de las ventajas de los eventos virtuales es la capacidad para llegar a miles de personas gracias a su ubicuidad. No lo perdamos de vista.

4. Guión y producción: un directo siempre supone un reto. Ya sea en una modalidad presencial como en una online tener un guión y una escaleta bien trabajados es esencial para minimizar los riesgos de imprevistos y fallos de última hora. La solución es contar con un equipo de producción digital habituado a formatos de reuniones digitales que sepa como canalizar los objetivos de comunicación de los organizadores en un evento de gran formato fluido, interesante y que aporte valor.

5. Moderación: esto es una extensión del punto anterior. Todas las ponencias, charlas y mesas redondas digitales necesitan la figura del moderador, gestionar las intervenciones, presentar a los ponentes y moderación de tiempos de intervención. Además, debe gestionar las preguntas de los asistentes en base a su calidad y rigor. Aquí no hablamos de un perfil técnico, sino de alguien con el suficiente conocimiento científico como para tener criterio para dinamizar las sesiones.

6. Preguntas y respuestas: esta es una de las funcionalidades más importantes de las plataformas para eventos virtuales. Por eso, resulta recomendable escoger una plataforma que disponga de un servicio digital que facilite esta parte de las sesiones.

7. Networking: este es uno de los mayores atractivos de los eventos científicos presenciales. A los profesionales nos gusta juntarnos y charlar con nuestros colegas y es importante asegurar que las sesiones de networking se puedan realizar en la plataforma de congresos virtuales que escojamos.

8. Simultaneidad: tal y como ocurre en los congresos presenciales, los grandes eventos científicos virtuales necesitan organizar varias actividades de manera simultánea, en distintas salas. Escoger una plataforma que permita esto resulta, pues, esencial para la correcta calidad de nuestro proyecto.

9. Patrocinios: son una parte estratégica de cualquier congreso o evento científico online. Esto implica que los organizadores deben asegurar que la plataforma para la gestión de eventos virtuales permita espacios patrocinables y salas para reuniones corporativas de pequeño formato. Las plataformas para eventos virtuales deben dotarse de una zona de exposición comercial interactiva con comunicación bidireccional, donde los asistentes y expositores puedan dialogar sobre los últimos avances presentados, y aspectos relevantes de alto interés con incentivos científicos para asistir a la exposición comercial.

10. Certificados: las plataformas de eventos médicos virtuales deben ofrecer la posibilidad de emitir certificados a los asistentes a partir del control de asistencia y el seguimiento de cada una de las actividades en las salas virtuales en las que participen los asistentes.

Virtual sí, sin renunciar a lo físico
Se avecinan meses de más incertidumbre y de trabajo intenso para recuperar todos los proyectos que quedaron suspendidos en marzo. La elección no va ser entre físico o virtual sino en qué punto de la escala entre uno u otro nos quedamos. Es probable que los eventos y reuniones asistenciales despeguen y convivan con lo virtual, por lo que tendremos que preguntarnos cómo crear puentes y unir las experiencias de los usuarios entre lo físico y lo virtual. Nosotros estamos preparados. ¡Bienvenidos al siglo XXI!