S&OP - Cómo conseguir la excelencia operacional mediante el análisis de datos

Por Pol Sarret, Socio en SDG Group.

Se dice que los datos son el nuevo petróleo de esta nueva época, ya que es considerado como el nuevo recurso natural por ser un activo estratégico, pero que hay que saberlos extraer, refinar y utilizar para que produzcan el efecto deseado. Es por este motivo que el análisis de grandes volúmenes de información sirve para detectar qué ha fallado, poder replanificar de una forma flexible y anticiparse a los sucesos. Lo que finalmente se traduce en una toma de decisiones más ágil.

El proceso de la Planificación de Ventas y Operaciones (S&OP) no es menos. Tuvo sus inicios hace más de dos décadas, pero gracias a la relativamente reciente inclusión de la analítica de los datos en este proceso, este concepto ha cobrado especial importancia en las cadenas de suministro. Pero antes de seguir hablando sobre S&OP, veamos qué significa:

Proceso integral de gestión y toma de decisiones de negocio para balancear la demanda y el suministro, alinear los planes comerciales, operativos y financieros en el proceso de producción, distribución y ventas.

El hecho de incluir Business Insights dentro de S&OP tiene que ver con permitir entender mejor todos los factores que afectan a las fluctuaciones de oferta y demanda, además de aportar seguridad y tranquilidad al hecho de que va a ser posible reaccionar a tiempo en caso de daños y oportunidades emergentes. A esto hay que sumarle que el proceso de decisión se hace con mejor información, menos esfuerzo y menos tiempo.

Bienvenido a la era de la Analítica Avanzada y Planificación Predictiva
La madurez de los cuadros de mando cada vez es mayor y esto permite una analítica más detallada, dando la posibilidad de evolucionar a una analítica avanzada o detalle de planificación que antes no eran posibles. Cada vez es más común la demanda de cuadros de mando en tiempo real, con los que interactuar, con acceso a través de la nube y que les permitan reaccionar y ser pro-activos antes de que las cosas ocurran. Ahora, las herramientas de Business Analytics actúan como complemento y son las que proporcionan los datos y las informaciones para crear estos informes. 

A partir de la Analítica Avanzada y Predictiva, Business Insights puede prever y anticipar tendencias y posibilidades futuras que permitan formular recomendaciones y realizar predicciones en la demanda, búsqueda de problemas o cuellos de botella en la cadena de producción, cadena de suministro, en el servicio o buena calidad en los productos mediante la detección de anomalías. Todo esto es posible contestando y simulando preguntas como, ¿qué podría pasar sí? o ¿qué debo hacer ahora? ayudando a entender, planificar y simular los drivers más importantes del negocio.

Excelencia Operacional. El reto de toda empresa
Un plan de ventas realizado en base a los datos ayuda a prever futuros riesgos operativos y económicos que afectan a la demanda de los consumidores y a los pronósticos de ventas de la empresa.

El objetivo principal que persigue la Planificación de Ventas y Operaciones es mejorar la calidad y precisión de los pronósticos, alinear mejor los recursos, reducir costes y mejorar el rendimiento y la visión de la capacidad en todas las etapas de la cadena de suministro. Es por este motivo que las empresas aprovechan el análisis predictivo para analizar y consolidar los datos de todos los rincones de la compañía, y obtener así información basada en decisiones en tiempo real.

Gracias al uso del análisis de datos y de instrumentos de analítica avanzada, se descubre información útil, se sugieren nuevas conclusiones al respecto y se ofrece soporte a la toma de decisiones. Además, se consigue:

1) Mayor visibilidad de la demanda.
2) Mejor gestión y planificación del inventario, producción y compra.
3) Mayor precisión en la previsión del presupuesto.

¿Cómo lo solucionamos? Con una Plataforma Integrada
Hoy en día las empresas ya han entendido la importancia de contar con los datos que se generan de su actividad, pero lo que ocurre en muchos de los casos es que suelen estar alojados en diferentes lugares, lo que provoca desconfianza dentro de la propia organización en cuanto al origen de los mismos, puesto que resultan diferentes verdades.

Una solución integrada permite gestionar las operaciones de una forma más estructurada, controlada y eficiente.

¿La solución? Una única plataforma integrada como fuente de datos donde se aloje toda la información de los diferentes departamentos que permita gestionar las operaciones de una forma más estructurada, controlada y eficiente. Planificar un proceso de negocio teniendo en cuenta lo que sucede en todo el entorno de la compañía y como esta planificación afecta a las demás áreas, es la clave para alinear y cumplir con los objetivos estratégicos de la compañía.

¿Cómo me ayuda en el área de ventas? La planificación de las ventas, la creación de nuevos productos, y la planificación de promociones tienen un impacto en todas las áreas de la compañía Lograr integrar todas estas variables y obtener una planificación y previsión de la demanda (demand plan) lo más precisa posible tiene un impacto directo en las operaciones de la compañía tanto en la fabricación, outsourcing, compra de materia prima, control de stock, almacenes, logística, finanzas, recursos humanos y estrategia de la compañía.

Esto es lo que hace imprescindible tener una única plataforma.

¿Y en las operaciones? A partir del demand plan se planifican todas las operaciones necesarias para que nuestro producto llegue al cliente final; La planificación de las operaciones en una solución integrada tienen el fin de optimizar los procesos, alinear la demanda con las operaciones, obtener un nivel de servicio óptimo y lograr un producto de calidad que aporte el valor deseado por el cliente final.

La última palabra siempre la tiene finanzas… Pero todo esto no tiene sentido sin el departamento de Finanzas. Son quienes se encargan de dar soporte y hacer que todos estos procesos se puedan llevar a cabo tomando en cuenta el presupuesto anual pactado, así como el forecast de ventas.

En conclusión, ¿cómo ayuda S&OP a las empresas?
Un mercado cada vez más global y cambiante obliga a toda organización a ser capaz de ofrecer soluciones en un menor tiempo. Las compañías que no tienen fuertes prácticas en S&OP necesitan ciclos de cuatro a seis meses más para entender cambios en la demanda, ajustar portafolios y responder con estrategias de inventario adecuadas.

Gracias a la aplicación de Advanced Analytics en la Planificación de Ventas y Operaciones, las empresas consideran las previsiones de demanda más sólidas. Permitiendo una mayor agilidad y flexibilidad a la hora de planificar las operaciones necesarias para la ejecución de las estrategias planteadas.