El acto se planteó a modo de un programa de televisión que contó con la colaboración  de la conocida periodista de Informativos Telecinco Carme Chaparro, que ejerció de co –presentadora del acto junto con,  el prestigioso cardiólogo Dr. José Luis Zamorano (Hospital Ramón y Cajal de Madrid). Además contó con las ponencias de  reconocidos expertos a nivel nacional y un coloquio en el que participaron 10 representantes de diferentes especialidades y sociedades médicas, analizando cada uno de ellos la situación actual de la anticoagulación y la aportación del nuevo producto en su ámbito clínico.

Para realizar este acto, se utilizó la tecnología vídeo streaming, conectando entre sí a 25 sedes situadas en las principales ciudades de toda España con una sede central y con una convocatoria final de más de 3.000 médicos presenciales.

El evento constaba de tres partes diferenciadas: un primer bloque con la participación de ponentes reconocidos a nivel nacional presentando la nueva indicación y destacando las últimas evidencias de la molécula, un segundo bloque de debate en cada sede local donde todos los asistentes participaron interactivamente y un último bloque de análisis y valoraciones nuevamente desde la sede central.

Para entender un poco mejor el acto hemos entrevistado a Jordi Rozas, C.E.O de Drac Pixel Group y hemos consultado a miembros del equipo de Bayer y Almirall que participaron en la organización del proyecto.

¿Nos podría comentar en qué ha consistido el trabajo de Drac Pixel Group para este evento?
Jordi Rozas: Desde Drac Pixel Group nos hemos encargado de la dirección de todo el evento en colaboración con Bayer y Almirall, desde el desarrollo de la escaleta y guión del acto, participando en la convocatoria con la creación del portal web, comunicaciones a los asistentes y participantes locales, gestión de las inscripciones, también el diseño, envío y montaje del acto en la sede central y en cada una de las sedes locales. En estos 25 emplazamientos, Drac Pixel se encargó de la decoración y audiovisuales contando con la colaboración de los servicios de la agencia Atlanta, que además de conseguir las 25 mejores localizaciones posibles en las principales capitales españolas, se encargó de la contratación de las sedes, azafatas, catering y otras necesidades logísticas.

Como sede central se construyó un plató utilizando unos estudios de televisión totalmente diáfanos que tuvimos que equipar en su totalidad: escenario, atrezzo, iluminación, sonido, circuito de vídeo, etc. Además, nos encargamos de la gestión del personal necesario para la realización: cámaras, iluminadores, estilista, realizador, regidor, técnicos de sonido, especialistas 3D, assistants, etc. En total, desplegamos para ese día, un equipo humano de más de 20 técnicos en plató y casi 50 técnicos adicionales repartidos por las 25 sedes que se encargaron del soporte técnico audiovisual y la decoración.

¿Cómo se consigue llegar a tener un sistema de vídeo streaming fiable como para conectar 25 sedes sin errores en la emisión y en calidad HD?
JR: En primer lugar tengamos en cuenta que es una emisión de video on-line y que, por tanto, dependemos de Internet. Las velocidades actuales en España no son de las mejores, ni siquiera a nivel europeo, pero con 25 años de experiencia en el sector de la comunicación y casi 10 realizando streamings podemos decir que sabemos como esquivar la mayoría de problemas habituales. También hemos aprendido a valorar la importancia de los planes de contingencia para posibles incidencias que pueden ocurrir en los directos y sobretodo minimizamos riesgos al estar trabajando con una tecnología que es de creación propia.

Aunque no todo es la retransmisión, desde Drac Pixel ofrecemos un servicio integral, ya que instalamos todas las conexiones de red necesarias para un correcto desarrollo del evento y enviamos a nuestros propios técnicos a realizar todos los test y comprobaciones necesarias.

Por último, utilizando nuestro sistema propio de streaming en HD enviamos la señal a través nuestros servidores.
Otro punto clave fue la selección de las sedes, ya que se tuvieron que verificar técnicamente de forma previa, además de cumplir con las normativas de autoregulación propias de la industria farmacéutica aplicadas en este tipo de eventos.

Para finalizar, ¿Cómo se vivió la parte final con la espectacularidad de los gráficos en 3D?
JR: Como suele suceder con la mayoría de eventos de esta envergadura, la noche previa se vivió con mucha tensión que fue compensada con la alegría del resultado el día del directo.

Tras el debate en el programa científico, se le facilitó a cada sede un sistema de voting vía móvil totalmente gratuíto y anónimo. Desde la sede central gestionábamos las votaciones recibidas y se generaba de forma automática una base de datos con todas las estadísticas. Es así como creamos en tiempo real los gráficos, que previamente habían sido conceptualizados a nivel diseño.

En la tercera y última parte del evento, los gráficos con los resultados compilados fueron presentados a través de realidad aumentada utilizando gráficas 3D que aparecían del suelo e interactuaban con Carme Chaparro. La co-presentadora los comentaba en directo a los asistentes en las sedes siguiendo el estilo de las retransmisiones de “noches electorales”. En la parte posterior del escenario, un vídeo-wall también mostraba los resultados en otro tipo de gráfico permitiendo al Dr. Zamorano ampliar el análisis con sus comentarios desde un punto de vista médico-científico.

¿Por qué se decidió usar este sistema de comunicación?
Equipo Bayer/Almirall: Decidimos apostar por un sistema totalmente innovador y plantear una actividad que se irradiara al máximo posible dadas las particularidades y el ámbito multidisciplinar propios del proyecto. De esta forma, se permitía compartir en todas las sedes un contenido científico común con presencia de los más prestigiosos expertos en sus áreas, a la vez que se daba un margen de interacción y participación desde una óptica y dinámica local. Por lo tanto, finalmente no hubo un único evento, si no 25 con su propia personalidad que permitió trasladar la innovación en el campo de la anticoagulación a los profesionales sanitarios involucrados. En este caso, optamos por acercarnos al receptor en lugar de convocarle y trasladarle a un único emplazamiento.

¿Qué repercusión ha tenido? ¿Estáis contentos con el resultado?
Equipo B/A: Ha sido una gran experiencia constituyendo un hito a la altura de nuestras expectativas. El grado de satisfacción general fue muy positivo por parte de los asistentes. Por otro lado, teniendo en cuenta la diferenciación de las áreas sanitarias del país, cada vez se hace más necesario plantear eventos con capacidad de adaptación al entorno local. Superar los 3.000 asistentes excedió nuestros objetivos iniciales, permitiendo con este formato una participación representativa y activa de todas las regiones del país.

¿Os daba miedo que fallara algo?
Equipo B/A: Siempre que se organiza un evento donde los avances tecnológicos juegan un papel tan importante existen riesgos, pero sin duda el contar con el apoyo de un equipo con experiencia en este ámbito, sopesar todas las posibles variables y la realización de pruebas previas al acto fueron claves para lograr la confianza necesaria para embarcarse en un proyecto de esta envergadura.