Universal WorldEvents trabaja con los clientes para ofrecer nuevas iniciativas con el objeto de evitar y reducir costes y ofrecer así, mediante eficaces prácticas de trabajo, el mayor rendimiento y provecho de los presupuestos presentados.

Reconocemos que, en el entorno empresarial actual, es importante cuestionar continuamente la forma de hacer las cosas y ser proactivo en el trabajo, y, ofrecer así, el mejor rendimiento de la inversión en el presupuesto de eventos y reuniones.

Es fácil hablar de estos temas, pero aquí presentamos algunos ejemplos que nos gustaría compartir para demostrar cómo lo seguimos en la práctica:

Lugares, Hoteles y Destinos Consolidados
Estamos llevando a cabo una revisión, con uno de nuestros clientes de la industria farmacéutica actual para quien gestionamos más de 100 eventos al año, para consolidar todo su negocio (sin incluir congresos), en base a los siguientes criterios:

* 6 destinos en Europa seleccionados por su accesibilidad en términos de transporte, coste, eficiencia y efectividad de costes e impuestos (IVA).
* 2/3 hoteles preferenciales seleccionados en cada destino para reflejar distintos tipos de reuniones, tanto internas como externas.
* Todos los destinos y lugares seleccionados para reuniones externas cumplen con las directrices del HCC.
* La oficina central de EMEA y sus afiliados deben reservar estos destinos y lugares de forma preferente.
* Los destinos, hoteles y lugares están revisados anualmente para evitar la autocomplacencia y asegurar competitividad en el mercado.
* Retroalimentación continua sobre cada destino y hotel.

Los beneficios para el cliente han sido significantes, representando como media, una reducción de entre 15 – 20% en el gasto total de gestión de eventos.

Universal WorldEvents trabajó en estrecha colaboración con el cliente para identificar el ámbito del proyecto, los destinos adecuados y después negociar tarifas preferenciales con proveedores en cada destino.

Hemos hecho una comparativa en términos de ahorro de costes, en las áreas críticas de gasto de este proceso, comparándolo con el gasto actual en reuniones y eventos, siempre excluyendo congresos.

Los beneficios observados con esta iniciativa son:

* Tarifas negociadas con hoteles y proveedores locales.
* Términos y condiciones flexibles.
* Procesos de reclamación del IVA mejorados debido al uso continuo de destinos.
* Ahorro de tiempo en planificación de eventos.
* Solo se requieren visitas de inspección (hotel, destino, asistencia técnica, salud y seguridad) para reuniones muy complejas.
* Las empresas de producción conocen bien los hoteles y destinos y eso les hace más eficientes.
* Oportunidad para la convergencia entre distintas funciones o áreas en la empresa.
* Los equipos de Marketing o Médico planifican con más antelación si saben que un hotel o destino es la opción preferencial.
* Mejoras en la gestión financiera y el proceso de facturación.
* Todos los hoteles y lugares utilizados para reuniones externas cumplen con los requisitos del HCC.

Consolidación de Congresos Médicos
Como negocio descentralizado, al asistir a grandes congresos, muchas empresas farmacéuticas están perdiendo la oportunidad de ahorrar costes. Muchas veces un gran número de personas de la misma compañía asisten al mismo congreso, siendo de departamentos diferentes, como departamentos regionales (EMEA), equipos globales, I+D y afiliados del país – y, mientras algunas áreas de la organización utilizan un servicio centralizado para organizar su asistencia, otras lo hacen individualmente.

La manera descentralizada de gestionar significa numerosas ineficiencias:

* Múltiples agencias dando el mismo servicio a nivel local y global.
* Falta de consolidación en el poder de negociación con proveedores en el destino.
* Falta de una imagen global en el congreso, potencialmente impactante, y en cómo se percibe la marca.
* Potencialmente hay áreas donde se pueden evitar ciertos costes teniendo en cuenta que los países más grandes van a necesitar un servicio más a su medida, enfocado a sus KOL´s, y tomando en consideración las diferencias culturales y de idioma.

En congresos que hemos organizado con asistencia a nivel individual, hemos constatado que han tenido un impacto importante en el coste total. Por ejemplo, en un congreso internacional, si un país cancela 10 delegados directamente con los organizadores del congreso y otro país incrementa el número de delegados por 10, significaría gastos de cancelación por una parte y mayor gasto por la otra. Si estas gestiones están manejadas por una sola agencia no habría coste adicional para la empresa.

También habría otros potenciales ahorros, evitación de gasto y sinergias que podrían reducir aun más el coste:

* Maximización de descuentos para reservas con antelación.
* Reducción en los honorarios de la Agencia debido a mayor volumen.
* Reducción de costes de transporte debido a la consolidación de viajes y el uso de vehículos más grandes y más efectivo en términos de costes.
* Menos personal de la Agencia in situ y este gasto repartido entre más delegados.

Además hay otros beneficios tales como:

* Control y gestión del gasto centralizado.
* Control centralizado del cumplimiento de la regulación de Farmaindustria.
* Aplicación coherente de las políticas y procedimientos operacionales de la empresa.
* Altos niveles de servicio y experiencia en la marca.

Ahorro de costes en la Cadena de Suministro
Trabajamos muy de cerca con muchos de nuestro proveedores, para conseguir tarifas preferenciales para nuestros clientes.

* Comparamos diferentes servicios de DMC’s consiguiendo como resultado de la negociación de los términos y condiciones, una reducción de precio de hasta un 50% en algunos casos. Hemos negociado con proveedores tarifas preferenciales para imprenta, diseño y producción, con condiciones y precios establecidos.
* Nuestros equipos operacionales están formados para negociar con todos los proveedores en precio, valor añadido, términos y condiciones.
* Realizamos continuas revisiones del presupuesto del evento para asegurar que todos los variables están actualizados, identificados y gestionados apropiadamente.
* Seguimiento de fechas claves y plazos.
* Gestión in situ de proveedores para negociar gastos que surgen en el momento o cambios en números etc.
* Trabajamos estrechamente con el cliente para averiguar la mejor opción respecto a costes directos, como por ejemplo, temas de imprenta donde el cliente puede tener sus propios acuerdos, que son más beneficiosos.
* Utilizamos tarifas corporativas siempre que sean ventajosas para el presupuesto del evento.
* Gestión y reclamación de IVA cuando es posible.

Estamos continuamente investigando y actualizando maneras para evaluar la cadena de suministro con el objetivo de ofrecer soluciones de la mejor calidad y mejor relación calidad-precio para nuestros clientes.

Otras Iniciativas
Universal WorldEvents está trabajando con varios clientes en Programas de Gestión de Reuniones Estratégicas, donde cuidamos todos las aspectos del gasto del evento y desarrollamos sistemas y procedimientos para evaluar continuamente el presupuesto y reducir así costes. Los honorarios de gestión de las agencias son una parte pequeña del presupuesto global del evento y es importante que estemos enfocados en las áreas principales del presupuesto.

1.-Gestión de Viajes – Seleccionar destinos con fácil accesibilidad y que sean efectivos en términos de coste.
2.-Registro y comunicación - Desarrollo de las herramientas que hagan el proceso mas eficaz.
3.-Eficiencias y efectividad operacional – Introducir simples, pero efectivos procedimientos operativos.
4.-Logística – Analizar ahorros a través de una mayor negociación y consolidación destino/vendedor.
5.-HCP gestión de contratación, código Farma y fechas de entrega.
6.-Información de Gestión – Mejores sistemas y procedimientos para captar información y datos que ayuden en el desarrollo de prácticas de trabajo más efectivas y eficientes y que tengan un impacto en el resultado final.

Hemos encontrado en nuestra experiencia que no hay una solución única para todos, cada cliente tiene estructuras organizativas e influencias distintas que han evolucionado a lo largo de los años y que hay que tomar en consideración.  

Además de estas ideas expuestas sobre el ahorro de costes, hay que recordar también que siempre que es posible debemos mostrar hechos y pruebas para el retorno de la inversión (ROI). El gasto en reuniones y eventos es una inversión sustancial para muchas empresas farmacéuticas y es importante justificar y apoyar esta inversión.

ROI es el retorno comercial que se consigue del evento menos el coste del evento dividido por el coste del evento, medido y expresado como un porcentaje. También se puede expresar como el ROO – Retorno de los Objetivos. Obviamente, el coste del evento es el elemento clave en esta ecuación. En términos de medir la efectividad de un evento, es importante establecer que es posible demostrar que un evento ha sido efectivo aunque no llegue al cálculo de un retorno comercial. Sabemos que es el caso de ciertas reuniones y eventos, y es importante cuando consideramos eventos externos y temas relacionados con la regulación de Farmaindustria, relacionados con la inhabilidad de vincular valor comercial con el evento. Sin embargo, si, por ejemplo, un objetivo es mejorar el aprendizaje de los médicos respecto a un área terapéutica en concreto, esto se puede medir y puede ser utilizado como medida de éxito del evento. Si es a través de un retorno económico u otro retorno, un evento siempre debe ser evaluado por su habilidad de conseguir los objetivos marcados por la empresa.