El concepto de ERP
ERP (Enterprise Resource Planning) o Aplicación para la planificación de recursos empresariales. Se implantan en las empresas con la idea de mejorar el flujo de información y los procesos así como para reducir los tiempos. Se trata de un sistema de información  integral de todas las areas de la empresa: (Producción,compras,ventas,finanzas y recursos humanos). Integrando todos los procesos nos permite acceder a la información en tiempo real. Por ejemplo es posible acceder al apunte contable de una factura instantes despues de que se haya producido  la facturación. O se puede consultar el stock en cualquier momento ofreciendo una situación real del almacén. Con el ERP se prentende conseguir una reducción de stocks, una mejora en los procesos de compra, reducción de costes logísticos y reducción de plazos de entrega mejorando el servicio al cliente. Como anexo al ERP y como medio para comuncicarnos con otras empresas se utiliza el EDI o intercambio electrónico de datos.

1.Integración de los diferentes módulos de Sap, desde el pedido hasta la factura y el documento contable. Puede apreciarse en el flujo de documentos de Sap que ofrece información sobre todos los estados de una orden.

EDI (intercambio electrónico de datos)
El edi  permite a las empresas relaccionarse electrónicamente mediante el envío de mensajes en un lenguage estándar, EDIFACT (por el momento). Se utiliza cada vez más en el sector farmaceútico y hospitalario. Destaca especialmente su utilización en el sector consumo, con las grandes superficies completamente integradas mediante edi con sus proveedores (El Corte Inglés, Carrefour, Mercadona, etc). El envío de pedidos (ORDERS), facturas (INVOIC), situación de inventario (INVRPT), aviso de expedición (DESADV), relacción de facturas, y otros mensajes edi, permite una integración entre  proveedor  y cliente con una disminución significativa de stocks, una reducción de tiempos de proceso y entrega y por tanto una mejora en el  servicio al cliente. Ya conocemos como funciona el edi, por ejemplo el aviso de expedición se emite al generarse el documento de entrega y asignar stock  por el proveedor, .Unos minutos despues este mensaje es recibido por el cliente que lo integra en su sistema informático. Se confirma así su pedido o no en cantidades y fechas de entrega. De esta forma el tiempo entre que se emite un pedido y este se confirma  es mínimo permitiendo una adecuada planificación de las necesidades. Además el edi evita errores al eliminarse la introducción manual de datos ya que el pedido se integra en el sistema informático sin intervención manual.

En SCA utilizamos EDI con nuestros clientes cada vez más simplificándose los procesos. Por el momento se mantiene el lenguaje edifact aunque a medio plazo es previsible que comienzen a introducirse mensajes en el nuevo estarndar de internet,  el lenguaje xml.

La flexibilidad  de Sap nos permite adaptarnos a nuestros clientes. Por ejemplo,  es frecuente que un cliente nos solicite recibir facturas edi y eliminar así el papel. Sin embargo el departamento de contabilidad del cliente necesita recibir  una copia del documento original. Configuramos sap para enviar por email la factura independientemente del edi.

También es cada vez más frecuente integrar pedidos en sap desde Excel. Sap convierte los ficheros planos generados desde la hoja xls en pedidos sap, evitando la introducción manual de los mismos. Permite igualmente a la red de ventas e incluso al cliente enviar pedidos en este formato que se integran fácil y rápidamente en Sap.

Edifact comparado con XML
La tendencia es que el XML sustituya a medio plazo al edifact ya que este último presenta muchas ventajas al permitir identificar cualquier dato, lo que en Edifact no es posible.

Ejemplo de pedido en lenguaje edifact y en xml:
Es un pedido edi ORDERS de 4 líneas. Podemos comprobar como en xml se identifica cualquier dato con su correspondiente etiqueta, por ejemplo <LIN0301> es el identificador de artículo. En  edifact este dato no está identificado, simplemente el traductor sabe que lo que hay despues de LIN es un código de artículo ean.

Pedio edi en lenguage EDIFACT
UNA:+.? '
UNB+UNOB:4+STYLUSSTUDIO:1+DATADIRECT:1+20051107:1159+6002'
UNH+SSDD1+ORDERS:D:93B:UN:EAN008'
BGM+220+BKOD99+9'
DTM+137:20051107:102'
NAD+BY+5412345000176::9'
NAD+SU+4012345000094::9'
LIN+1+1+0764569104:IB'
QTY+1:25'
FTX+AFM+1++XPath 2.0 Programmer?'s Reference'
LIN+2+1+0764569090:IB'
QTY+1:25'
FTX+AFM+1++XSLT 2.0 Programmer?'s Reference'
LIN+3+1+1861004656:IB'
QTY+1:16'
FTX+AFM+1++Java Server Programming'
LIN+4+1+0596006756:IB'
QTY+1:10'
FTX+AFM+1++Enterprise Service Bus'
UNS+S'
CNT+2:4'
UNT+22+SSDD1'
UNZ+1+6002'

Parte del pedido en lenguage XML:
      <LIN> <LIN01><!--1082: LINE ITEM IDENTIFIER-->1</LIN01>
     <LIN02><!--1229: ACTION REQUEST/NOTIFICATION DESCRIPTION CODE-->1<!--Added</LIN02>
    <LIN03> <LIN0301><!--7140: Item identifier-->0764569104</LIN0301>
<LIN0302><!--7143: Item ty ide code-->IB<!--ISBN (Int St Bo Num)--></LIN0302> </LIN03></LIN>
     <QTY><QTY01><QTY0101><!--6063: Qua type c qualif-->1<!--Discrete quantity--></QTY0101>
      <QTY0102><!--6060: Quantity-->25</QTY0102> </QTY01> </QTY>
<FTX> <FTX01><!--4451: TEXT SUBJECT CODE QUALIFIER-->AFM<!--Title--></FTX01>
       <FTX02><!--4453: FREE TEXT FUNCTION CODE-->

SAP ya considera XML como su estandar principal para el intercambio de datos.

Cuando se recibe un pedido edi ORDERS en SAP se traduce del lenguaje EDIFACT a XML (utilizando un esquema predefinido) y se convierte en un IDOC que se integra en el módulo de pedidos. Cuando se emite un DESADV o INVOIC desde SAP, se genera un IDOC que se convierte a XML y finalmente se traduce a EDIFACT para su envío ya que por el momento este último lenguaje es el más extendido entre proveedores y clientes.

Integración de sistemas
Hay veces en las que el EDI no basta para integrar dos compañías que pretenden intercambiar mensajes no estandares. Entonces aparece una herramienta muy potente y flexible, ideal para comunicar los sistemas informáticos de compañías con un ERP distinto. Surgió así el XML.

SCA ha implantando un interface basado en XML para integrarnos con nuestros operadores logísticos en Iberia . Se trata de enviarles información en tiempo real de nuestras transacciones , y recibir de ellos información e incidencias sobre las mismas. Ventajas sobre el edi son entre otras que se puede transmitir cualquier documento no estandar sin limitación desde SAP (por ejemplo el outbound o inbound delivery, master data (clientes y artículos).

En este proyecto de integración con el operador logístico utilizamos SAP PI y xml. Sap PI es la tecnología ideal para la integración de sistemas SAP con cualquier otro entorno. Se trata de transmitir la información de pedidos, stocks, etc al sistema informático (no Sap) del operador logístico. Para gestionar los pedidos y entregas de SCA, le serán necesarios los datos de Clientes y Artículos y para ello se transmiten igualmente estos ficheros maestros. Estamos integrando nuestros datos en un sistema informático que nada tiene que ver con el de SCA. Para integrar los dos sistemas se utiliza el lenguage xml. Se envía un pedido en este formato que entiende el  módulo integrador del sistema del operador.

Sap PI procesa  IDOCS (inbound y outbound, es decir entrada y salida) en formato XML y lo convierte a datos SAP.

Para transmitir estos ficheros xml utilizamos unos servidores en ambos sitios y FTP (File Transfer Protocol) o protocolo de transfererncia de ficheros en internet.

Los mensajes salientes desde SCA al operador serán el Inbound delivery o entradas en almacén procedentes de las fábricas, el outbound delivery o entregas de mercancía a clientes, situación de stock, etc. Los mensajes entrantes desde el operador serán la confirmación de las entradas (inbound delivery), así como las incidencias con el stock en su almacén.

2.Infraestructura basada en servidores web FTP para la transmisión de ficheros xml entre SCA y el operador logístico.

3. Un ejemplo real de XML  de un Inbound delivery  (mensaje xml WHSORD) que se transmite al operador logístico. Pueden apreciarse las etiquetas o nombres de campo como MATNR o material number, ARKTX o article description.