Consejos que pueden ayudar a definir objetivos
A la hora de planificar los objetivos de un evento, reunión, cena de empresa, actividad lúdica o cualquier otro acto de este tipo, conviene tener muy presente los siguientes puntos:

1) Pensar en unos objetivos lo más concretos y detallados posibles
Hay que huir de las generalidades del tipo “con este congreso quiero aumentar ventas y mejorar mi red de contactos”. Los objetivos deben ser mucho más claros y concretos. Por ejemplo, “nuestra meta es aumentar un 10-15% las ventas anuales de un producto específico, por ejemplo un software financiero, tras realizar una presentación del mismo” o “vamos a organizar un congreso de tres días en un hotel de lujo para aumentar nuestra red de proveedores y clientes entre 300 y 400 personas”.

2) Plantear su definición bajo un prisma cualitativo y/o cuantitativo
En la medida de lo posible, los objetivos deben poder medirse de una forma cuantitativa: porcentaje de ventas conseguido, número de servicios contratados, profesionales concretos añadidos a nuestra red corporativa, etc.

Existen determinados objetivos, como por ejemplo la mejora del ambiente laboral o la intensificación del compañerismo tras una actividad de recreo o lúdica, que son muy difíciles de computar con cifras y datos numéricos concretos. No obstante, siempre se pueden valorar de manera cualitativa con encuestas, observación de la actitud de los empleados, etc.

3) Buscar objetivos que sirvan para influir en un colectivo
Los eventos son actos de comunicación en vivo que, fundamentalmente, sirven para lograr que un determinado colectivo pase a la acción.

Teniendo en cuenta esta máxima, se trata de definir objetivos que concreten el tipo de acción: comprar un producto, fortalecer relaciones de fidelidad, activar contactos, adquirir conocimientos, cambiar actitudes, potenciar competencias, mejorar la cohesión de un equipo de trabajo, etc.

4) Priorizar los contenidos sobre los aspectos formales
Para que los objetivos deseados sean realmente realizables, éstos tienen que estar más enfocados y centrados en  los contenidos del evento que en las cuestiones puramente formales.

Este planteamiento supone un cambio muy notable respecto a lo que se hacía hasta hace  poco, que era otorgarle mayor importancia al lugar o espacio, el catering, la decoración o la animación, que a los temas a tratar en el evento y la manera de exponerlos.

En los últimos años se ha puesto de moda el concepto de “Meeting Architecture”,  el cual potencia y prioriza los contenidos de los eventos para lograr los objetivos, por encima de los aspectos meramente formales o de continente.

La definición concreta, detallada, medible cuantitativa y cualitativamente y con un enfoque hacia los contenidos de los objetivos de un evento, conlleva unas serie de beneficios y ventajas que vamos a explicar en el próximo capítulo.

Beneficios y ventajas de un planteamiento óptimo de los objetivos
La definición adecuada de los objetivos de un evento, para cuya consecución es muy recomendable el seguimiento de los consejos explicados en el capítulo anterior, supone una serie de ventajas y beneficios, tanto en la esfera organizativa, como en la consecución de las metas marcadas y el ahorro de costes.

Las ventajas y beneficios de una definición óptima de los contenidos se pueden dividir en estos cuatro grupos:

1) Desarrollo mucho más sencillo del propio evento
Si los objetivos son coherentes, realistas y con un buen planteamiento, formarán una base muy sólida sobre la que desarrollar y organizar fácilmente todo el evento. Cuando se tiene muy claro para qué se quiere organizar un determinado evento y qué se pretende conseguir, es sencillo elegir el tipo de actividad corporativa más adecuada, el lugar adecuado, a quién invitar, el contenido a tratar y cómo presentarlo.  

2) Consecución efectiva de las metas
La única forma de conseguir una meta, en este caso corporativa o empresarial, es tener muy claro los objetivos a alcanzar. Si además estos objetivos se rigen por el concepto y el marco teórico del Meeting Architecture, las opciones de, finalmente, lograr dichas metas se multiplican.

El Meeting Architecture viene a potenciar, por encima de todo, los objetivos y el contenido de cualquier evento: concepto creativo, flujo de comunicación, ponentes, formatos de exposición, formas de interactuación con los asistentes, etc.

3) Lograr un Retorno de la Inversión (ROI) adecuado
La organización de cualquier evento lleva aparejado un gasto, que puede ser muy variable pero que, en cualquier caso, siempre supone un esfuerzo económico para las empresas.

Obviamente, todas las empresas y compañías quieren recuperar esa inversión, lo que se conoce como ROI, y esto solo es posible si se alcanzan esos objetivos previamente definidos y luego se cuantifican a través de una serie de indicadores.

Como consecuencia de la crisis económica y los ajustes presupuestarios, hoy en día las empresas suelen calcular y medir con mucho rigor y tendencia a la austeridad qué tipos de eventos se hacen, por qué se hacen, cuánto cuestan y, sobre todo, qué retorno o rentabilidad se espera conseguir.

4) Evitar consecuencias no deseadas
Los eventos se organizan con la esperanza de obtener beneficios pero, aunque parezca paradójico, a veces tienen un efecto totalmente contrario y acaban proyectando una imagen negativa de la empresa, ya sea en los propios empleados, clientes, proveedores u otros profesionales.

Por ejemplo, una actividad mal planteada puede dar la sensación de derroche de recursos o de mala gestión (algo totalmente desaconsejable en tiempos de ajustes de presupuesto o plantilla) u ofrecer una imagen de caos y descontrol si la organización es deficiente. De ahí la importancia mayúscula de definir al máximo los objetivos para evitar los desajustes y errores de planteamiento y ejecución.

Como hemos visto, la concreción de unos buenos objetivos es una etapa previa totalmente fundamental para la posterior organización de un evento o reunión corporativa de manera fluida, eficaz  y rentable.