Internet lo ha revolucionado todo. ¿Quién hubiera pensado, hace un cuarto de siglo, que contaríamos con una herramienta que nos permitiría conocer lo que pasa en la otra punta del mundo, en directo, a través de las opiniones de las propias personas, y sin necesidad de encender la televisión? ¿Era pensable, en aquellos años, trabajar – de manera colaborativa- con otras personas  y sin moverse del sofá? ¿Quién hubiera dicho que podríamos participar en un evento, en directo, y desde un teléfono móvil?

Internet nos ha cambiado la vida. Y a la hora de organizar un evento, sea cual sea, también. Y, lo más importante, nos ha permitido dotar de longevidad al mismo, de forma que su “vida” no se limite al evento en sí, sino que mantenga una continuidad y durabilidad a lo largo del tiempo, es decir, convertirlo en un “on-going-event”. Hemos de desterrar esa idea de que un evento dura el tiempo transcurrido desde que comienza la primera charla o encuentro hasta que termina el último ponente.

Ahora bien, centrémonos en la parte logística del evento y analicemos sus fases: la preparación del evento, la celebración del mismo, y el Post evento. 

Si partimos de la fase de preparación, podemos ver que, a su vez, se puede dividir en otras dos: la captación y la convocatoria. ¿Qué nos ha aportado el mundo digital en este sentido? Sencillez y agilidad. Por ejemplo:  ahora, podemos disponer de plataformas desde las que dar a conocer que estamos organizando nuestro evento. Y en este tipo de plataformas que, bien puede ser un site o una app, podemos ir avanzando pequeñas píldoras de información que iremos completando a medida que vayamos concretando la agenda, o incluso, disponer de toda la información como hubiéramos hecho en un folleto. El objetivo de esta primera etapa no es otro sino el de intentar crear engagement con los usuarios, y convencer – de una primera pasada- que nuestro evento es al que tienen que acudir.

Pero, a través de estas herramientas, no sólo se puede dar información acerca del evento, sino también recibir sugerencias de charlas o de ponentes (los llamados call for papers) o incluso, cumplimentar (desde un ordenador o desde un móvil), los datos necesarios para asistir (registro).

Desde el punto de vista interno (de la propia organización), tenemos otras herramientas que nos permiten acceder a información más restringida (como la disponibilidad o no de la descarga de documentación, o el mero hecho de tener foros entre ponentes).

Llega el gran día: ¡comienza el evento! Ahora ya tenemos a una gran mayoría de nuestros asistentes en la sala, mientras que otros están llegando. Existen herramientas que indican a los asistentes cómo llegar a una actividad determinada (bien sea una charla, un taller, una demo, etc), o, por ejemplo, cuál es el stand más exitoso de la jornada. Ya hay apps que te indican cuáles son los “puntos calientes” de tu evento y esto, se traduce en ventajas a la hora de conseguir el feedback , tanto por parte de los asistentes, como del resto de ponentes.

Las redes sociales son también otro punto muy interesante a la hora de organizar un evento, puesto que su utilidad se extiende a lo largo de las tres fases de un evento: En el PRE, porque te indican la información básica (fecha, ubicación, ponentes, agenda, etc);  en el DURANTE, porque puedes ir viendo pequeñas píldoras informativas de lo que va ocurriendo, imágenes, breves vídeos, etc. Y en el POST evento, cuando gracias a las redes sociales, se puede seguir dinamizando el contenido (es decir, “moviéndolo”) para llegar a un público objetivo mayor.

Y, siguiendo con las redes sociales, podemos hacer una distinción entre las generalistas y las especializadas. En el caso de las generalistas, se puede alcanzar a un mayor número de público, con lo que los datos de difusión pueden ser de gran amplitud; pero no nos olvidemos de las redes sociales especializadas, más enfocadas a un público muy concreto y reducido pero cuyo impacto sea, seguramente, de mucha mayor calidad, puesto que el dato de repercusión será mucho mayor (menos usuarios pero más centrados en nuestro mismo objetivo).

Los eventos también han evolucionado gracias al digital. Ahora todo es mucho más fácil porque si no podemos asistir a un evento de manera presencial, tenemos la opción de hacerlo en streaming, es decir, en directo y vía online. Ahora bien, esto requiere que la organización se haga algunas cuestiones previas como:  ¿vamos a querer compartir en directo lo que allí se cuente?¿ Queremos compartirlo sólo con aquellos que estén registrados? O, por otro lado, ¿preferimos que no haya directo sino solamente subir los vídeos a una plataforma (por ejemplo, Youtube) desde la que compartir los vídeos a posteriori? Y, ¿por qué no una opción híbrida, en la que estén combinadas tanto una parte pública (de libre acceso) y una privada (bajo registro)? Como veréis, opciones hay muchas… y todas son válidas… simplemente, hay que pensar en el objetivo del evento para seleccionar cuáles son las mejores vías de conseguirlo.

Una cosa está clara: si el evento ha tenido buen contenido, ha estado bien organizado y compartido, todo apunta a que habrá sido un éxito. En ese caso, el listón queda alto para la siguiente edición. Pero, en los eventos, esto es el “pan de cada día”  y, en esta diferenciación también está la clave, ahora bien, ¿cómo conseguirlo?

Las nuevas tecnologías van más allá de internet y de las redes sociales. Si sabemos que cada vez somos más multipantalla y multicanal, ¿por qué no aprovechar las ventajas que ofrece la interacción con displays o pantallas táctiles en el propio evento?

Si nuestro objetivo es conseguir llegar a más público (lo que se puede traducir en nuevos leads), una estrategia adecuada puede ser tratar de conseguirlo a través de una acción lúdica. La gamificación y el advergaming son nuestros mejores aliados para conseguir nuevos registros. El mero hecho de compartir intereses comunes y la idea de jugar hace que el usuario se sienta más implicado en la dinámica del evento, y quiera sacar el máximo provecho del mismo. Y, al final, un asistente satisfecho se traduce en un éxito para la organización.

Un cliente satisfecho es un cliente fidelizado que va a aportar mucho feedback  a la organización. Cuantos más espacios de colaboración le ofrezcamos, más datos nos va a facilitar. Ahora bien, hay que hacer una buena lectura de esos datos. Sólo así conseguiremos un análisis real. 

El entorno digital no ha de verse como un suplemento al offline, sino como un complemento. Desde Adesis, abogamos por crear estrategias de marketing y comunicación integradas, donde trabajen los equipos de manera colaborativa y aprovechando todas las sinergias, que son muchas. Ya lo decía Henry Ford: “Llegar juntos es el principio. Mantenerse juntos, es el progreso. Trabajar juntos es el éxito”.