Nadie tradicionalmente se atrevería a cerrar un precio de cualquier producto sin valorar todas sus circunstancias, léanse éstas como todas aquéllas que, de un modo u otro, lo condicionan. Sin embargo, por algún motivo, esto es algo que se da comúnmente en este mundo sobre el cual me aventuro a escribir estas líneas y que termina siendo, de forma casi ineludible, motivo de insatisfacción, o como mínimo, de no satisfacción plena.

¿Cuáles son las variables que determinan el precio de este tipo de acciones?
El momento o, lo que es equivalente, las fechas exactas en el que se llevará a cabo. La variación de un solo día puede alterar de forma significativa, incluso muy significativa, su precio, y esta ley tiene la misma proyección en el tiempo; el 1 de marzo de 2002 no es o no tiene por qué ser igual al 1 de marzo de 2003, con la única variable del aumento de costes de vida.

Primera conclusión: fechas variables, precios variables.
Los asistentes, su número, supone normalmente la primera base de cálculo del precio, pero no determina el valor 1. Para ser más definitorios: si 100 asistentes es igual a 1000, 150 asistentes no tiene por qué ser igual a 1500; muchas circunstancias nos pueden llevar a que sea igual a 1700 ó a 1300. Intentar un cálculo de paridades, tanto en ascenso, como en descenso de número de participantes en base a 1 sobre un presupuesto concreto es sinónimo seguro de error.

Segunda conclusión: asistentes variables, precios variables.
La categoría. Es normal asociar el nivel de servicios que deseamos en un viaje con una sola palabra, que puede ir desde “Estándar” a “Gran lujo”, pero la falta de apellidos, que en este caso son los nombres propios de los establecimientos o medios a utilizar, es una escala lo suficientemente amplia como para que sus diferencias, en igual categoría, se deban considerar como muy importantes a la hora de definir costes.

Tercera conclusión: sin nombres propios, precios variables.
Los servicios, su número, determina su precio de forma evidente en su escala básica. Si almuerzo es más caro que si no almuerzo, pero también, en su proyección en el uso, no vale la mitad una sala medio día, que la misma un día, o dos noches de hotel en su precio unitario no son ambivalentes a tres en su precio unitario.

Cuarta conclusión: servicios no cerrados, precios variables.
El destino, cómo no, es claro para todos en espacios geográficos que nos son próximos: es más cara Alemania que Polonia a igualdad en todo; estamos de acuerdo también en que es más cara Madrid que Sevilla en la misma lectura y, apuremos, es más cara Barcelona que Badalona con una distancia de escasos kilómetros, claro. Pues esta ley es aplicable en cualquier lugar del mundo por mucho que la distancia nos traicione y nos lleve a unificar. Este criterio de unidad es una verdad que no existe, la razonable es la misma que tenemos al lado.

Quinta conclusión: sin ubicación exacta, precios variables.
La decisión. Algo que olvidamos es el momento en que, al fin, tomamos la decisión de compra. No hay que olvidar que trabajamos con un producto de caducidad “0”, esto quiere decir que, a mayor ocupación, precios más altos, lo que nos puede llevar a pensar que cuanto antes compremos, menor precio pagaremos, pero esta situación tiene el otro lado del espejo: si compramos tarde y queda espacios para vender el precio baja por la necesidad y la seguridad de venta que obliga esta caducidad “0”, por lo que un precio se mantiene vivo y fluctuante mientras no exista decisión.

Sexta conclusión: sin compra, precios variables.
Ante esta situación la pregunta obvia es ¿Cómo proyectamos costes en nuestros planes de marketing?

Tres soluciones:

1 • Horquilla de precios. Realicen una aproximación a través de profesionales propios de compañía o externos; no se aventuren y con la información, protéjanse: una horquilla.

2 • Precio cerrado con todas las condicionantes cerradas. Pidan un presupuesto cerrado y listo para ser contratado y pacten tiempos de confirmación definitiva, adecue éstos con los tiempos de presentación y aprobación de su plan de marketing que le permitan cerrar los contratos en base a lo pactado. Exito garantizado.

3 • Precio cerrado con condicionantes abiertas. Tome las cinco primeras variables que anteriormente les he referenciado y ordénelas de mayor a menor en base al grado de cumplimiento que necesita de cada una de ellas. Su combinación le permitirá, casi seguro, salvo raras excepciones o peticiones milagrosas, el cumplimiento del presupuesto.

Puedo asegurarles que seguir estos pequeños y, seguro, obvios consejos de forma ordenada - normalmente la experiencia nos indica que no se hace así - les permitirá cosechar con éxito los resultados que les exijan a este tipo de acciones, sin la tradicional búsqueda o guerra o ingrata no plena satisfacción de soluciones innecesarias para salvar costes y / o resultados.

No se atreverían a imaginar un coche y ponerle precio, no se atreverían a diseñar una casa y valorarla en su sentido costes. No se atrevan a hacerlo con el mundo de los eventos y los viajes; la cuadratura del círculo en este sector tampoco existe, tal vez alguna vez, o bastantes, haya tenido la sensación de haberlo conseguido, pero el mensaje del tiempo dice que esto sólo es el augurio del más estrepitoso de los fracasos.

Espero que estas líneas simples y obvias les hayan ayudado, si lo necesitaban, a reflexionar y, si cabe, en un futuro a no vivir algún dolor de cabeza que seguro les ha tocado. Si todavía no han sufrido ninguna jaqueca, úsenlo si lo estiman como medicina preventiva, ambas ayudas pretendía con las líneas que han precedido a éstas.