Es fundamental tener espacios bien definidos y con la señalización adecuada, por todos son conocidas las líneas de colores que te guían dentro de un hospital hasta la especialidad o área que se busca. Sin embargo, de puertas para adentro o en centros de menor envergadura, nos encontramos consultas, almacenes o incluso quirófanos dónde estas estrategias de gestión visual brillan por su ausencia: Material desorganizado y en cantidades variables, médicos buscando material dentro de una caja sin identificar, almacenes caóticos donde no sabemos qué hay o deja de haber, dónde encontrar lo que se busca lleva varios minutos y un largo etcétera que se torna más significativo y problemático en momentos de urgencia y también de emergencia sanitaria como en el que nos encontramos actualmente a causa de la Covid-19.

Para poder mejorar estos espacios con la finalidad de reducir tiempos de búsqueda y desplazamientos innecesarios, Lean nos proporciona una herramienta que nos ayuda a mejorar nuestros espacios. La herramiento es conocida como 5s, el nombre proviene de las iniciales de 5 palabras japonesas que son Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke y que en su traducción podrían interpretarse como Separar, Ordenar, Limpiar, Estandarizar y Sostener. Estas 5 palabras representan las fases que se deben seguir a la hora de transformar un espacio caótico en entorno lean, disminuyendo todo lo posible o incluso llegando a eliminar las ineficiencias ya comentadas.

Para entender mejor esta herramienta vamos a profundizar en cada uno de los conceptos 5s:

- Seiri (Separar): consiste en separar todo aquello que es necesario de lo que no lo es, de este modo nos quedaremos en el espacio solo con aquellos materiales o elementos que son empleados en dicho espacio. Es habitual destinar una zona a “cuarentena” donde permanecen los elementos a retirar durante un periodo de tiempo determinado para comprobar si se echan en falta en el día a día o si, por el contrario, no se necesitan en ningún momento.

- Seiton (Ordenar): la importancia de esta “s” consiste en ordenar los elementos necesarios, aquellos que deben estar en el espacio sobre el que se trabaja, por frecuencia de uso, es decir, aquellos que se utilicen con mayor frecuencia deberán colocarse más próximos al lugar de uso. Además, algo importante en esta fase y que con frecuencia se olvida es dimensionar los elementos necesarios, como norma general, no se necesitan las mismas cantidades de todos los materiales; un ejemplo podrían ser las gasas en un quirófano, no se usan el mismo número de gasas que de pinzas quirúrgicas, de este modo conseguimos optimizar el espacio y destinar cada hueco a lo esencial.

- Seiso (Limpiar): la parte de limpieza no solo consiste en sacar brillo a las estanterías, almacenes o materiales, en esta fase se debe restablecer las condiciones iniciales del espacio. ¿Qué se pretende con esto? que todo el entorno se encuentre en condiciones óptimas, la limpieza llama a la limpieza y al buen trato del material, consiguiendo su durabilidad y buen funcionamiento.

- Seiketsu (Estandarizar): esta fase de las 5s busca conseguir espacios uniformes, en los que se indique dónde debe ir cada elemento y en qué cantidad, así como las cantidades mínimas y máximas, el punto de reposición y en caso de ser necesario, la cantidad de pedido a realizar. Se suelen utilizar diferentes colores para materiales de diferente índole, la gestión visual es un aspecto clave de esta fase, además, otro beneficio es la correcta utilización del espacio por diferentes personas, logrando uniformidad entre los diferentes usuarios del espacio.

- Shitsuke (Sostener): una vez llegados a este punto, es muy importante que el trabajo realizado se mantenga en el tiempo, como norma general es en este punto donde la implantación de 5s se viene abajo, por ello es clave implementar dinámicas de revisión y mantenimiento, dinámicas de auditorías rápidas tipo kamishibai nos ayudan a mantener las 5s en el tiempo.

La falta de sostenibilidad de la implementación de 5s ya comentado es uno de los principales problemas pero no el único, otros problemas que se suelen encontrar son la falta de implicación de las personas que utilizan el espacio, plantear soluciones poco reales para el espacio y funcionalidad del área, poca o nula alineación con los objetivos de negocio o mejorar el espacio pero no los procesos asociados al mismo, por lo tanto, tenemos una nueva organización pero seguimos trabajando con procesos antiguos.

La falta de implementación de dinámicas de mantenimiento o la dilatación en el tiempo de la implementación dificulta el uso normal del espacio entorpeciendo a los profesionales que en él desarrollan su jornada laboral.

Para conseguir sortear estas dificultades, salir airoso de la implementación de 5s y que estas se mantengan en el tiempo, es importante establecer una fase de análisis dónde se implique a todos los afectados e interesados en la mejora del espacio y los procesos de trabajo del área, otra fase de organización y diseño en la que se diseñen los espacios y los elementos que se hayan identificado como necesarios así como organizar y planificar la implementación de las modificaciones con la finalidad de interferir en el día a día de los implicados lo menos posible.

Una vez implementadas las 5s, se debe establecer una fase de control y seguimiento en la que se debe hacer seguimiento del impacto y eficiencia de las mejoras implementadas así como trabajar los nuevos hábitos y procesos de trabajo con la finalidad de conseguir sostenibilidad de las 5s en el tiempo.

Como conclusión, destacar que, la herramienta 5s es a priori sencilla de implementar, con la que conseguir un gran impacto en los entornos de trabajo y en la que reside la dificultad de sostener las medidas implementadas en el tiempo, la implicación del equipo que desarrolla sus funciones en el espacio es clave para lograr el éxito de esta herramienta.