Los participantes de un seminario o convención de empresa, en muchos casos, son convocados dos o tres veces al año ( si no más) en diferentes ciudades o poblaciones por diversos motivos: presentación de productos o estudios, cursos de formación, coordinación de acciones de marketing, reuniones de directiva o de departamento, realización de actividades de "teambuilding" para generar cultura de empresa y fidelización, o simplemente para conmemorar o celebrar un hecho.

Si bien todos los relacionados con la misma tienen bastante claro cuál es el objetivo principal de la reunión, hoy en día se puede sacar mucho más partido de la misma aprovechando las famosas economías de escala generadas, es decir, una vez tenemos el coste de organización, traslados y del establecimiento, por poco más multiplicamos el efecto "éxito" de la misma dándole más valor.

Últimamente en el sector se está detectando una importante demanda de productos complementarios de muy diversa tipología, unido a la búsqueda de establecimientos con una personalidad más marcada. Se tiende a buscar establecimientos fuera de las grandes ciudades en periodos que no sean de alta ocupación de los mismos, pero que reúnan las características mínimamente necesarias para conseguir el objetivo final de la reunión. Ello seguramente está motivado por una creciente madurez y experiencia de los participantes y de los organizadores.

En muchas ocasiones se recurre a la figura del "conferenciante estrella" o del "gran orador" (de alto valor económico) para enriquecer la reunión, pero, sin duda, existen otras alternativas no tan clásicas.

Hoteles de playa y montaña de tamaño medio y pequeño con salas de reuniones y una oferta gastronómica adecuada para el acto que se está realizando, están ganando terreno dado el "factor incentivo" añadido a una teórica reunión clásica que en muchos casos se preveía tediosa o sustituible.

Son establecimientos normalmente de dimensión entre 50 y 100 habitaciones, tienen una localización estratégica (en el mar, en un parque natural, en la montaña, un pueblo romántico o simplemente en un área aislada) no muy lejos de una ciudad o aeropuerto de referencia (aproximadamente una hora).

Presentan unas evidentes ventajas de cara a la organización y no solamente económicas. Un ejemplo evidente es que una reserva de 50-100 habitaciones con casi toda seguridad garantiza entre el 60% y el 80% de la capacidad total del mismo provocando automáticamente una mayor vinculación y empatía entre el organizador y el establecimiento.

Genera una sensación de propiedad de la empresa organizadora aumentando su categoría como empresa y de la reunión.

Consigue aumentar el interés del participante, ya que provoca su curiosidad al no tener una idea estandarizada de lo que se va a encontrar.

Debido al número de participantes más reducido y al entorno más agradable, además de un ambiente más relajado, se consiguen otros efectos deseados por la organización, como por ejemplo, evitar la dispersión de los participantes y su ausencia de determinados actos, ya que ello se hace más evidente.

Los establecimientos fuera de las grandes ciudades normalmente tienen acceso a servicios lúdicos propios o externos de la zona como actividades todo terreno, deportes acuáticos, salidas o paseos en barco, golf o pich&putt, campos de paintball tan de moda entre las empresas, o simplemente, salidas en visita a lugares de interés.

Otro importante factor para que una reunión tenga elementos de incentivo es la evidente falta de tiempo libre de muchos profesionales de determinados sectores, como pueden ser los profesionales de la medicina. Por ello es importante pensar en aquellos establecimientos o actividades que les gustarían en su tiempo libre personal. Ello provoca un agradecimiento por parte del profesional que en el mismo periodo de tiempo puede combinar trabajo con ocio.

Muy relacionado con esto último es la situación familiar o personal del participante, más aún si tenemos en cuenta que cada vez más mujeres participan en reuniones (en muchos casos mayoría). Está demostrado que una reunión o seminario con extensión de la invitación a un acompañante, además de proporcionar un ambiente más familiar y personal, aumenta su participación, aceptación y la confirmación a los mismos.

Sin duda este tipo de reuniones ya representa un porcentaje importante del total de reuniones que una empresa realiza al año y en un futuro no muy lejano se presume será el referente del sector.

Con todo ello he querido sintetizar algunos aspectos de ese tipo de reuniones, si bien conocidos por muchos, no considerados en su totalidad. Espero que haya sido de su interés.