A nadie debería sorprenderle el hecho de que todas las empresas farmacéuticas busquen la mayor eficiencia. Tampoco decimos nada nuevo al afirmar que para llevar a cabo este objetivo es común que actualicen sus herramientas con la tecnología más avanzada y eficaz para optimizar sus recursos y conseguir la máxima calidad y aumentar su productividad. A día de hoy nadie se cuestiona que la digitalización haya mejorado los procesos de investigación y desarrollo, la fabricación y cadena de suministros, los procesos regulatorios y de cumplimiento, la comunicación y el marketing, la atención al paciente o los datos y la analítica. Pero, en cambio, en los procesos de diseño de packagings y prospectos de productos farmacéuticos se siguen creando cadenas de emails infinitas en las que documentos con nombres inteligibles como “Packaging33-2024.ok_regulatoryok_okfinal.final3.estesíV2” campan a sus anchas en un territorio sin ley ni orden. ¿No es contradictorio?

Dentro de la industria de investigación, desarrollo y fabricación de principios activos farmacéuticos (APIs) y de las formas farmacéuticas terminadas (FDFs), tanto de uso humano como veterinario, para las principales áreas terapéuticas, muchos laboratorios tienen una gran cantidad de SKUs (Stock Keeping Units) que convierte la cadena de producción gráfica de sus packagings y prospectos en un proceso largo y tedioso debido a la gran cantidad de normativas y reglas de obligado cumplimiento de las diversas oficinas gubernamentales estatales e interestatales que protegen la salud pública garantizando la inocuidad, la eficacia y la seguridad de los medicamentos humanos y veterinarios.

Y no nos olvidemos de los departamentos de comunicación, marketing, investigación y desarrollo… todos tienen aportaciones necesarias y útiles que añaden más y más pasos a una cadena gráfica realmente complicada en la que un sinfín de profesionales de diferentes departamentos revisan un documento que va y viene multiplicando sus versiones de forma exponencial y llenándonos el correo de emails caóticos, haciendo cada vez más complicado ordenar y gestionar el flujo de trabajo que se genera desde la concepción de la idea hasta la entrega del diseño final. ¿Cuánto tardamos en buscar la última versión de ese documento que tenemos que mandar a impresión? ¿Seguro que es esa? ¿Y si enviamos a imprimir una que no es la “final-final-esta-sí-que-sí-ok2”? ¿Cuántos errores se han escapado entre versión “okok” y versión “okokfinal”? ¿Cuántas horas de cuántos profesionales se han perdido en este camino?

Imaginemos ahora multiplicar este complejo y poco preciso proceso por varios miles de proyectos que pueden llegar a convivir de manera simultánea en muchas empresas del sector farmacéutico. La eficiencia ganada al aplicar los últimos avances tecnológicos en otros campos se ralentiza al llegar a este punto. Hay una gran necesidad de alinear la capacidad de innovación y creación de nuevos productos a la capacidad de gestionar la cadena gráfica de sus marcas de manera más ágil y eficiente.

Fruto de esta necesidad han surgido plataformas SaaS creadas por y para profesionales que ya han elegido diversos laboratorios farmacéuticos para optimizar y gestionar de manera eficaz la cadena de producción gráfica de los packagings y prospectos de sus medicamentos. Desde la gestión inicial hasta la implementación final, estas herramientas permiten monitorizar cualquier segmento del proceso controlando su totalidad. Estas herramientas les permiten no solo ganar en eficacia, sino también asegurar un mayor control de su flujo de trabajo, acortar plazos de entrega y evitar errores costosos como gastos innecesarios de impresión, retrasar lanzamientos e incluso retiradas de productos.

En pleno movimiento de transformación global y procesos de transformación digital de las compañías, estas plataformas permiten una mejor gestión del capital humano, buscando que todo el equipo implicado pueda contribuir de una forma fluida en los distintos procesos de trabajo desde cualquier parte del mundo y en cualquier momento, evitando tensiones y minimizando las idas y vueltas propias de este tipo de proyectos.

Podríamos decir que las características concretas del sector farmacéutico que hacen necesario implementar herramientas de gestión de la cadena gráfica son las siguientes:

• Gran cantidad de SKU’s, cada una con sus packs primarios, secundarios, prospectos u otros materiales gráficos, con cambios constantes por temas de diseño o de legislación, que requiere un proceso preciso y sin errores.

• Interacción importante entre interlocutores internos (departamentos de Marketing, Artworks, Calidad, Regulatory Affairs, etc.) y otras empresas externas (agencias, impresores), que también tienen que aprobar/ rechazar/ proponer cambios en los diseños, sin estar todos ubicados en el mismo sitio.

• La flexibilidad: el Covid nos enseñó los beneficios de poder trabajar de forma flexible combinando oficina y home office y en todo caso estamos ahora en un momento en el que resulta crítico poder interactuar sin necesidad de reunirnos físicamente en un mismo espacio.

Frente a estas necesidades concretas, existen plataformas digitales que permiten mejorar el proceso de gestión de diseños y artes finales. Estas plataformas destacan en el sector farmacéutico ya que tienen experiencia gestionando decenas de miles proyectos para grandes compañías del sector farmacéutico que distribuyen sus productos en todo el mundo. Conocen los retos específicos del sector, su flexibilidad y personalización que les permiten adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa.

A nivel general, estas plataformas permiten:

• Digitalizar los procesos de trabajo propios de la compañía, ya que es importante que la herramienta pueda ajustarse al máximo a la forma de trabajar de la empresa y no al revés.

• Robustez y fiabilidad, para gestionar miles de proyectos anuales.

• Facilidad y agilidad de uso, eliminando soluciones tediosas o poco intuitivas. Aumenta la eficiencia y productividad permitiendo gestionar todos los proyectos desde un único lugar, trabajar eficientemente con todos los miembros del equipo interno (estén donde estén), agencias e impresores: todos sincronizados dentro del mismo sistema.

• Trazabilidad y gestión eficiente de los usuarios, evitando plataformas de pago por licencia/usuario.

• Obtener informes y Audit Trail para el control de registros.

• Seguridad e integridad de la información, con protocolos de máxima seguridad como el Tier IV por ejemplo.

• Servicio cercano: con un servicio cercano y personalizado.

Para optimizar la gestión de proyectos, destacan las siguientes funcionalidades:

• Project Risk Management: un gran nivel de control evita malas sorpresas y errores costosos. Ideal para empresas que gestionan un volumen importante de proyectos y SKUs.

• Activos de marca: facilitan la autogestión de los activos de marca como logos, videos, artes finales, animaciones para redes sociales, etc., asegurando que la marca es poseedora de la última versión. Esto facilita mucho los cambios de proveedores de impresión y asegura tener el último documento validado.

• Workflows: aumenta la productividad al estandarizar los procesos de trabajo (workflows), ya que los retrasos y errores en los procesos se producen por la falta de comunicación entre las personas, los departamentos, proveedores, etc.

• Flujos de aprobación automatizados: cada responsable tiene clara su tarea a realizar en el tiempo asignado a través de una comunicación automatizada y en su idioma.

• Softproofing: un módulo comparador que permite analizar dos PDF’s (por ejemplo: la penúltima y última versión de un arte final), anotando automáticamente qué ha cambiado de uno a otro para evitar problemas serios antes de la impresión. También permite crear un ciclo de aprobación entre departamentos añadiendo una checklist de criterios de validación.

• Dashboard: desde el cual cada usuario visualiza la progresión de los proyectos y las tareas que le toca hacer.

• Audit trail: es un registro cronológico para potenciar la seguridad, que permite la trazabilidad de todas las gestiones que realizan los usuarios de estas plataformas, sabiendo cada paso que se ha realizado, quién lo ha realizado y en qué momento.

La digitalización de la cadena gráfica conlleva también algunos retos para las compañías como es la capacitación de su personal: con la digitalización, surgen nuevas demandas de habilidades y competencias. Teniendo en cuenta los beneficios que aporta en términos de eficiencia, parece una buena idea que las organizaciones inviertan en la capacitación y el desarrollo de sus empleados para asegurarse de que puedan trabajar eficazmente con nuevas tecnologías.

En resumen, cada vez más empresas farmacéuticas adoptan enfoques innovadores y tecnologías para mejorar la eficiencia en la gestión del diseño gráfico, mientras que otras pueden estar en proceso de adaptación. La implementación de herramientas digitales, la automatización y la atención a las regulaciones son factores clave para mejorar la eficiencia en este ámbito.

Plataformas como las mencionadas suponen un paso más en la digitalización de procesos y hacen hoy posible llevar la eficiencia en la gestión de proyectos a otro nivel, optimizando los recursos para ahorrar tiempo, mejorar la calidad y garantizar la seguridad en el sector farmacéutico.