Una de las máximas para el buen organizador es reconocer que, en el manejo de las múltiples gestiones que exige un congreso, pueden surgir situaciones de riesgo, llamadas incidencias. Es importante saber anticiparse a ellas y elaborar una estrategia de contingencia que debe ser fruto del análisis de proyectos anteriores.

Planificación y preparación
De las decisiones y del trabajo que se ejecuten en esta fase depende en gran medida el éxito del congreso.

Se debe prever desde el principio que las primeras impresiones cuentan. Si el congresista quedara decepcionado por unos servicios inadecuados, el congreso puede verse casi en la ruina. Por eso, la selección de sedes, proveedores y colaboradores locales adecuados debe realizarse de una manera reflexiva, buscando la calidad.

Sé que estamos hablando de congresos donde el contenido científico es el interés fundamental pero, como consultores de organización de eventos de una Sociedad que es parte activa en la organización de sus congresos y reuniones, debemos cuidar y planificar hasta el último detalle:

1. Hay que confeccionar un programa científico atractivo y de calidad. Esta misión es responsabilidad directa de la Sociedad Médica y en su representación del Comité Científico y Organizador. Indicar lugar, fechas, horario, estructura y contenido son tareas importantes que exigen dedicación y esfuerzo.

2. La sede debe contar con un acceso fácil para los congresistas. No intentemos hacer que un autobús llegue hasta la parte más alta del centro histórico de una ciudad como Toledo, porque no lo hará, aunque hayamos gestionado los permisos oportunos.

3. Debemos asegurarnos de que las salas disponen de la capacidad adecuada para el número de asistentes y el tipo de actividades que se van a realizar.

Para valorar estos y otros servicios es aconsejable hacer una valoración ‘in situ’ de las instalaciones y servicios. También sería conveniente conocer a los colaboradores locales e implicarles en el equipo de organización. Deben sentirse parte activa y estar informados de todo lo que acontezca en el tiempo que dure la preparación y el congreso en sí.

Planificación temporal
Los congresos médicos se empiezan a gestionar con un año y medio de plazo. Todos los pasos siguen una secuencia lógica y esta planificación ordenada nos asegura una puesta en escena tranquila.

Se debe cerrar un calendario de comunicación con los miembros de la Sociedad. Con mailings previos al congreso, se irá avanzando información sobre el programa, entrega de comunicaciones científicas y plazos de inscripción. Así mismo, mantendremos una comunicación fluida con la industria farmacéutica, facilitándoles la misma información y dándoles apoyo de una manera flexible en su colaboración con el congreso.

Preparación de la puesta en escena
Comprobar y confirmar todos y cada uno de los servicios es la base de toda puesta en escena sin sorpresa.

Se debe preparar una check list donde se describan todos y cada uno de los servicios contratados divididos por días y horario. También es vital una buena agenda de contactos exclusiva para el congreso con teléfonos de interés y una base de datos actualizada con una excelente confección de listados, siempre siguiendo la normativa vigente (LOPD). Éstos son los botes salvavidas que todo organizador de congresos debe preparar.

La supervisión del montaje, de los recursos subcontratados, salas y audiovisuales, la recepción de materiales y de todos los servicios restantes es una tarea base antes del congreso ya que aún se está a tiempo de rectificar o reaccionar. Y como se ha apuntado anteriormente, presuponer lo peor es un excelente ejercicio para poder anticiparnos a las incidencias.

Puesta en escena
No perder nunca la calma es el mejor de los consejos. Se piensa más rápido desde la tranquilidad que sólo aporta haber llegado hasta aquí de una manera planificada. El reparto previo de funciones y una atención correcta y personalizada al congresista y colaborador, es el mayor de los éxitos.

Reflexión
Hay que reflexionar sobre los congresos sacando lo positivo y lo negativo de todos ellos. Cada congreso es un mundo y el mayor conocimiento de este tipo de eventos se consigue sumando experiencias.

Es de bien nacidos
Los éxitos compartidos saben mejor, así que siempre se debe agradecer su colaboración y su esfuerzo a todos aquéllos que han participado en el desarrollo del congreso. Un congreso médico es el gran trabajo de un equipo compuesto por diferentes personas que merecen su reconocimiento.

En esta área de comunicación, como en tantas otras, el mejor de los resultados posibles se conseguirá desde la confianza basada en una comunicación transparente con el cliente, en este caso la Sociedad Médica.