Pero no toda la responsabilidad recae en las agencias, el primer paso y por ello muy importante, lo tiene que dar el cliente: El briefing. Esta es la primera herramienta con la que cuenta la agencia para desarrollar el evento, es la base en la que todos, creativos, productores, ejecutivos, técnicos, se van a guiar para crear y definir el evento. A partir de este briefing se desgrana todas las necesidades del evento, desde el concepto a la recogida final de los elementos técnicos. Todo este proceso puede durar, según el evento, muchos meses y en ese largo periodo no hay que dejar nada al azar. La fase de pre-evento es clave, ya que pone los medios para que todo esté controlado y se midan los posibles riesgos y fallos del evento. Pero es tiempo de creatividad con mayúsculas. Pensar la idea y su logística y ver cómo encaja con las dos piezas imprescindibles: OBJETIVOS y PRESUPUESTO.

La comunicación del evento: es donde se comunica el evento a los asistentes y por ello es donde debemos tentarles, para que no se lo quieran perder. En esta parte de la invitación prima la originalidad ya que una invitación debe ser, como ya hemos dicho, tentadora y que transmita los objetivos del evento. También es muy importante el envío y seguimiento de las invitaciones. El medio de envío debe ser fiable para asegurarnos de la llegada a los invitados. El telemarketing de seguimiento y confirmación debe ser riguroso y meticuloso, ningún contacto de la base de datos se debe quedar sin ser contactado por el call center. El lugar de celebración, en muchas ocasiones, es por sí sólo un reclamo pero en ocasiones hay que “vestirlo” de manera que trasmita claramente la imagen que se quiera dar. Por eso es muy importante la planificación de la decoración del lugar, que en muchos casos sufre un cambio sorprendente. Los medios técnicos para llevar a cabo el evento deben quedar claros desde el principio, evitando sorpresas de última hora en el lugar del evento: sonido, iluminación, y vídeo son parte indispensable del evento y por eso hay que darles la importancia que merecen. Hoy en día la tecnología nos permite hacer verdaderos alardes decorativos a través de efectos de luces proyecciones en paredes, sensaciones acústicas…..

El desplazamiento y alojamiento de los asistentes también se convierte en un quebradero de cabeza para las agencias. Desplazar a 400 personas a un punto no es tarea fácil si vienen de cualquier punto de España e incluso del extranjero, hay que coordinar un equipo de recepción de invitados en aeropuertos y su traslado al hotel. La elección del hotel debe ser acorde con la imagen del evento y cercano a su lugar de celebración. Pero no abundan los hoteles con mucha capacidad fuera de Madrid y Barcelona. Por este motivo los viajes previos a la ciudad del evento son imprescindibles para cerciorarnos de qué alojamiento es el idóneo.

Pero todavía queda mucho por hacer antes del evento. Contratación de proveedores de azafatas, técnicos, animaciones, seguros, transportistas, seguridad, decoración, catering… y este proceso debe ser guiado tanto por la creatividad como por la producción perfecta del evento aunque a veces estos dos elementos choquen.

Este es el punto para traer a famosos , presentadores, espectáculos, animaciones y conseguir generar una sensación especial en nuestros asistentes al evento sea inolvidable. El éxito depende mucho de su preparación. Pero no todo. Un evento es un acto “en directo” en el que influyen todo tipo de factores tanto externos como internos. De los internos debemos tener el control, pero de los externos muchos se nos escapan. Por eso mismo debemos calcular con anterioridad esos riesgos y tener una repuesta rápida y segura. Para eso deben de estar todos, agencia, cliente y proveedores dispuestos y resolutivos.

No hay lugar para los riesgos previsibles: Plan “B” para los equipos audiovisuales y técnicos, control del catering y sus tiempos, ensayos…etc. En el día del evento todos los detalles cuentan, desde el menú de gala hasta el pequeño detalle con los invitados. El trato desde que llegan hasta que se van debe ser excelente tanto por parte de azafatas como de organizadores pasando por los técnicos. Los asistentes deben notar todo el esfuerzo realizado los meses anteriores, deben notar que hemos estado mucho tiempo pensando en ellos.

Desde un pequeño detalle a su llegada, la facilitación de todo cuanto nos pidan, dudas o la personalización de sus habitaciones, todo debe ser extremadamente cuidadoso y exclusivo.

Pero el día del evento empieza con el montaje. Fase en la que la efectividad debe ser total basada en una planificación anterior: horario de montaje para cada proveedor, lugar de aparcamiento, necesidades de los montadores… La fase de montaje debe ser precisa para llegar al comienzo del evento con todo preparado y probado evitándonos así sustos de última hora.

Si toda la planificación se ha llevado con éxito, el evento deberá ser un éxito. Aunque no por ello hay que bajar la guardia, son muchos los factores que hilar ya que en muchas ocasiones un evento se realiza en varios lugares y el traslado y preparación del sitio de la cena de gala, por ejemplo, debe estar preparado para los asistentes.

La satisfacción del final exitoso de un evento no debe producirse hasta que el último invitado haya abandonado su hotel o el lugar de celebración, e incluso después, ya que nos queda la recogida del lugar y dejar todo en el mismo estado que lo encontramos. Pero aquí no acaba el evento, también hay que hacer balance, hacer un análisis y un repaso de todo el evento, localizar los puntos fuertes y flojos del evento, recoger el feedback del cliente y asistentes. Y con esta información mandar un informe al cliente con todos los datos: numero de asistentes finales, número de habitaciones, vuelos, presentaciones… pasar encuestas de valoración, analizar su resultado en prensa, comprobar si los objetivos se han cumplido y el presupuesto se ha respetado.

Los eventos generan inmediatez, recuerdo, impacto directo y dirigido a nuestros targets y eso hace que cada vez más, este tipo de acciones estén previstas en los presupuestos de muchas compañías…. Pero lamentablemente también nos llena el mercado de empresas que creen que basta con un teléfono para poder llevar esto acabo y eso, como comprenderán, no es así.