El primer contacto se realiza con casi un año de antelación. Esto es independiente del lugar de celebración del evento, y no importa tanto si es nacional o internacional, o el número de participantes que vayan a intervenir, el trabajo es el mismo: innovar, sorprender, satisfacer las necesidades de todos y cuidar hasta el más mínimo detalle. Por ello, el trabajo se realiza en estrecha colaboración con los participantes.

Las reuniones con los departamentos de marketing marcan el inicio de todo, ya que en ellas se determinan la necesidades y requerimientos para el evento en cuestión, y aunque ya son muchos los años dedicados a esta tarea, cada vez es diferente. La creatividad, la capacidad de sorpresa y la novedad, siempre tienen que estar presentes, por supuesto observando los límites impuestos por el código deontológico cuando se trata de reuniones externas.

Pero esto es además un trabajo en equipo, el departamento de marketing a su vez tiene que contactar con los asistentes, ver sus necesidades, procedencias, etc, la secretaría técnica nos facilita la información y desarrollo, los departamentos médicos vigilan el cumplimiento de las leyes pertinentes… y así con todos los actores involucrados.

Sirva de ejemplo las consideraciones que tenemos que tener en cuenta para la simple selección de la ciudad, o del hotel en el que va a tener lugar el evento. Por supuesto que tiene que ser un lugar de interés y atractivo par todos, pero lo fundamental es que el lugar nos permita una localización cómoda y útil para el desarrollo del trabajo que se celebrará. -Amplias instalaciones con salas de congresos o de reuniones, acceso a redes tecnológicas como conexiones a Internet o líneas telefónicas, fáciles accesos a los aeropuertos o vías de comunicación principales, y por qué no decirlo, un lugar que nos permita también disfrutar al máximo del tiempo libre, fundamental para el fortalecimiento de las relaciones interpersonales entre los asistentes, y que sin duda repercute en el buen resultado del trabajo-. Y esto se traduce para nosotros en multitud de prospecciones a los lugares, viajes a diferentes ciudades, estancias en las instalaciones para conocer las actividades y acciones que mejor se puedan ajustar a lo que necesitamos, y en definitiva muchas horas de trabajo hasta por fin decidir el lugar donde terminará por celebrarse el evento.

En resumen, nuestro trabajo consiste en conocer al detalle las necesidades de la empresa y de los asistentes, y traducirlas en hechos, y en éxitos. De esta manera la empresa verá reforzada su imagen tanto interna como externamente, y los asistentes obtendrán las herramientas y el conocimiento para el desarrollo fructífero de su trabajo. Y esto es lo más importante. Nada puede interferir en eso, y nosotros estamos para conseguirlo y facilitarlo, ofreciéndoles todo lo que este en nuestra mano (y en ocasiones lo que no también) y anticipándonos a cualquier imprevisto que pueda surgir.

Y esa es nuestra mayor satisfacción: Conseguir la satisfacción y el bienestar de todos