Hay unos objetivos que comparten la mayoría de los palacios de congresos. Tomando como ejemplo Riojaforum, el Palacio de Congresos y Auditorio de La Rioja, edificio que comenzó su actividad en mayo de 2004 y que ha acogido más de 400 eventos, son dos los objetivos básicos sobre los que gira el desarrollo de su actividad.

El primero es alcanzar la máxima ocupación, involucrando al mayor número de sectores económicos posibles. El segundo lugar es la búsqueda de la excelencia de los servicios ofertados. Los palacios de congresos compiten, en algunas ocasiones, con otras sedes que el organizador puede conseguir de forma gratuita, por lo que la calidad en el servicio se transforma en un elemento diferenciador y de garantía de éxito a largo plazo.

El organizador de eventos obtiene importantes ventajas de trabajar con el equipo humano de un palacio de congresos. Desde su primera consulta el organizador se encuentra con un equipo experimentado y conocedor de lo que ocurre en su sector. Siguiendo el proceso natural que recorre una reserva en Riojaforum se pueden observar los departamentos y figuras que arropan, guían y apoyan al organizador. En el inicio de este proceso se encuentra el Departamento Comercial encargado de analizar y plasmar en un presupuesto las necesidades del cliente. Una vez finalizada la fase comercial es el Departamento de Producción quien toma el relevo y “produce” el evento. Son tres las figuras clave en esta fase; el Jefe de Producción es el contacto permanente del cliente apoyado por el jefe de Escenarios y el jefe de Audiovisuales. Hay otras figuras como es el director de

Planificación y el jefe de Mantenimiento que aseguran una buena planificación y convivencia entre eventos y que el edificio esté en perfecto estado de revista. Es difícil que el organizador encuentre en otros recintos, que no sean palacios de congresos, la disposición de un equipo tan completo.

El edificio en sí aporta otra serie de ventajas al organizador. Los palacios de congresos se construyen con la misión primordial de ser sede de eventos y se les dota de los equipamientos necesarios para tal fin. Las salas de reuniones, por lo general, son diáfanas y tienen una acústica cuidada. Son polivalentes y disponen del mobiliario adecuado para satisfacer cualquier tipo de montaje: en teatro, en escuela u otros. Además están equipadas con la última tecnología audiovisual a medida de las salas a las que sirven. Los palacios tienen también, aunque varía de un edificio a otro, amplias zonas abiertas adecuadas para acoger exposiciones. Esta dualidad que permite combinar reuniones y exposiciones es fundamental para muchos eventos, especialmente los congresos y las convenciones en las que los proveedores cobran un protagonismo especial. En general los palacios son los recintos mejor preparados y los que acogen los eventos más complejos.

El XXIX Congreso Mundial de la Viña y el Vino, celebrado en junio de 2006 y en el que participaron 600 delegados de todo el mundo, ha sido el congreso más complejo celebrado hasta la fecha en Riojaforum. El congreso ocupó los dos auditorios y las salas de reuniones de mayor capacidad con ponencias simultáneas en cinco idiomas. A las salas más pequeñas se les dio el uso de oficinas y de salas VIP, en las que se montó un complejo sistema de comunicaciones para satisfacer la necesidad de los invitados de comunicarse con todos los países participantes. Se habilitó una exposición de más de 5.000 metros cuadrados en las que se ofrecieron cócteles, comidas y pausas de café. Pero no sólo los congresos, con fines divulgativos, eligen los palacios de congresos. La empresa privada también los utiliza para celebrar sus convenciones. SAME DEUTZ-FAHR, organización líder en la fabricación de vehículos agrícolas, eligió este año a Riojaforum para celebrar su convención anual. En el escenario de uno de sus auditorios se presentaron las cifras y estrategias del grupo mientras que en la zona de exposiciones, dentro del edificio, se hizo una presentación de tractores, un gran cóctel y una posterior comida. Los palacios de congresos gozan de la suficiente funcionalidad y versatilidad para adaptarse a cualquier evento, ése es su valor fundamental.

Los palacios disponen de una serie de servicios que complementan su amplia oferta. Entre éstos están el servicio de azafatas y de técnicos, tanto de escenarios como de audiovisuales, familiarizados con el funcionamiento del edificio. También se oferta y se mima el servicio de catering tan importante en el desarrollo de un evento. En las exposiciones se ofertan otros servicios como el de montadores, almaceneros, limpieza y seguridad. En definitiva aportando soluciones a la problemática del organizador.

Es importante resaltar que los palacios de congresos ofrecen además una serie de ventajas menos aparentes a simple vista. Se trata, en la mayoría de los casos, de edificios emblemáticos de gran valor arquitectónico y urbanístico. Son edificios prestigiosos y de reconocimiento en la comunidad donde se ubican y, por lo tanto, centro habitual de la noticia. Los organizadores son conscientes de estos valores que benefician a la imagen de sus propios eventos.

En resumen los palacios de congresos son y seguirán siendo muy relevantes en el sector de la organización de eventos. Mientras las organizaciones necesiten reunirse y debatir ideas, el futuro estos edificios está asegurado. El organizador de eventos no puede ignorar las ventajas que se derivan de trabajar en ellos.