En el período previo a la publicación del Código Deontológico de Farmaindustria, hubo mucha especulación acerca de si recomendarían reglas más estrictas para las reuniones y eventos auspiciados por las compañías farmacéuticas. Se tomó en cuenta la crítica de que la industria provee "hospitalidad promocional disfrazándola de educación", pero al mismo tiempo es también verdad que los doctores necesitan adoptar más transparencia y declarar su compromiso con la industria a todo nivel.

Ahora, las compañías farmacéuticas ya no desean ser demasiado promocionales. En cambio, se nos requiere incluir todos los tópicos concernientes a cierta área de una enfermedad, más que enfocarnos en un medicamento en particular.

Hoy, el énfasis está en la calidad de la persona que asiste a la reunión, más que en la cantidad de médicos invitados. El lavado de cerebro definitivamente ya no está en la agenda, pero el debate constructivo, el diálogo libre y oradores globales de renombre, son todos componentes que deben ser incluidos en una reunión de éxito.

Una reunión no necesita involucrar un vasto número de personas. De hecho, una gran reunión con cien o doscientas personas puede funcionar bien para las marcas en ciertos momentos de su ciclo de vida, pero a menudo, un evento a gran escala no es la solución de reunión más apropiada.

Tipos de reuniones
Juntas consultivas. Esto es cuando un grupo de médicos clave que han firmado un acuerdo de confidencialidad se reúnen regularmente con el laboratorio para discutir sobre la marca, el mercado y el mercado futuro. Es usual pagar un honorario a los asistentes que van a estas reuniones. Las juntas consultivas son buenas para crear apoyo y pueden ser nacionales y/o regionales.

Grupos de enfoque. Estas son reuniones que usualmente son para un evento único y pueden celebrarse nacional o regionalmente con alrededor de ocho a diez médicos. Normalmente se celebran para discutir un tópico particular y se ofrece un honorario a los asistentes. Ud. también puede dirigir un grupo de enfoque con una serie de doctores a quienes Ud. pueda estar auspiciando para una reunión internacional. Reunirlos para discutir un tópico –tal vez algo específico para su marca, algo de una compañía satélite, o conseguir su respuesta sobre temas locales o políticas públicas de Salud Local. En estas ocasiones, Ud. no necesita ofrecer un honorario porque su compañía habrá cubierto probablemente los costos de hospedaje, viaje y cualquier tasa de registro como parte de su patrocinio al congreso.

Programas itinerantes regionales. Estos pueden ser realmente efectivos si Ud. tiene un orador reconocido globalmente que tiene disponibilidad para venir a España por un período fijo de tiempo de al menos dos semanas. Involucra a un presidente local y a su experto global y cada reunión sigue el mismo formato. Los líderes de opinión clave, a menudo son los anfitriones. El orador hace una presentación central seguida por preguntas y discusión.

Eventos autónomos nacionales y regionales. Estos son usualmente eventos caros sufragados por la compañía auspiciante, por lo tanto, es vital que los objetivos para la reunión sean claros y estén acordados por todas las personas involucradas antes que Ud. comience la implementación táctica del evento.

Planeando reuniones
Al planear una reunión externa considere:

Presupuesto
- ¿Cuánto tiene y qué puede lograr de él?

- Si Ud. está utilizando una agencia externa, recuerde que Ud. tendrá que pagarle un honorario. Dígale cuál es su presupuesto de forma que ellos lo puedan aconsejar sobre la mejor forma de usar su dinero.

- ¿Utilizará las instalaciones estándar que vienen con el lugar de reunión o utilizará una agencia especialista en audiovisuales?

- Es usual ofrecer un honorario a los oradores y al presidente.

- ¿Va a rembolsar los gastos de viaje a los delegados luego de la reunión? Si es así, Ud. necesita tener en cuenta este factor en el presupuesto.

- ¿Su agencia creativa va a diseñar una invitación?

- ¿Tendrá registro online? Si así es, ¿quién lo manejará?

- Costos para imprevistos, para manejar imprevistos de último minuto.

¿Cuáles son los objetivos para la reunión?
- Establecer objetivos INTELIGENTES, ayudarán a la evaluación posterior al evento.

- ¿Cómo medirá el éxito de la reunión?

¿Quién asistirá a la reunión y cuán grande será?

¿Cómo ayudará el contenido de su reunión a sus objetivos?

¿Quién desea que hable/presida la reunión y por qué?

- Partidarios de marcas.

- Una persona globalmente/nacionalmente conocida.

- Un interesado local.

Lugar de reunión.

Código de Buenas Prácticas.
- La mayoría de las compañías farmacéuticas tienen su propia guía de buenas prácticas para reuniones, pero si hay alguna presión para la asistencia de una esposa, socio, hijo u otro miembro o amigo a una reunión con el invitado, es más fácil decir desde el principio (impreso en todos los materiales) que la invitación se entiende solamente para el invitado. Algunas veces, los doctores pagarán el costo adicional para que los acompañe un miembro de la familia. Si este es el caso y el acompañante no está vinculado a la profesión médica, ellos no deberían beneficiarse de cualquier hospitalidad ofrecida por la compañía farmacéutica auspiciante. Esto puede ser difícil de manejar in situ, por lo que la mejor política es abordarlo en el momento de la invitación y registro. Cualquier regalo en las reuniones debe también observar los preceptos del Código de Farmaindustria.

Trabajo en equipo
Una vez que haya decidido el tamaño y estilo de la reunión, debe considerar el equipo de implementación para el evento. Si Ud. va a celebrar una reunión pequeña, tal como una junta consultiva, Ud. probablemente querrá discutir el contenido de la reunión y los oradores con sus colegas médicos.

En eventos de gran escala, Ud. probablemente necesitará más personas para que lo ayuden a planificar la reunión. Un equipo de proyecto podría consistir de las siguientes personas:

- Gerente de marca.

- Gerente de relaciones profesionales.

- Gerente de Comunicaciones/RP.

- Gerente de asuntos médicos.

- Gerente de eventos & reuniones.

- Representante de la agencia de eventos.

Algunas veces Ud. no tendrá operativas todas las funciones listadas arriba en su organización. Un evento puede tomar muchas horas para planificarse e implementarse y por lo tanto, si Ud. no tiene gente disponible internamente para que trabaje con Ud., sería acertado considerar la ayuda de una agencia externa.

Trabajando con una agencia
Cuando trabaje con una agencia externa, déles un resumen escrito al comienzo. A pesar que esto pueda llevarle tiempo, le ayudará a poner sus pensamientos en orden. No necesita ser extenso, pero sí necesita contener hechos clave tales como:

Presupuesto.
- Si tiene una cifra general de cuánto honorario paga al orador/presidente en tales eventos, Ud. debe decirle a la agencia de cuánto estamos hablando.

Objetivos para la reunión.

Lugares y puntos de reunión preferidos (si los conoce o se los han recomendado).

Horario preferido.

Cualquier orador o presidente que ya haya acordado tomar parte en la reunión.

Una guía clara de lo que espera de la agencia.

- Apoyo logístico solamente con asistencia a la reunión (trabajando o no con otras agencias)

- Apoyo logístico solamente sin asistencia a la reunión (trabajando o no con otras agencias)

- Dinero total invertido en la agencia, incluyendo selección e informe de los oradores y presidente, todo trabajo logístico y creativo, cualquier acreditación de la reunión, materiales de los delegados y asistencia de la reunión.

Contactos clave en la compañía farmacéutica con detalles de correspondencia (si la reunión involucra apoyo de fuerza de ventas, Ud. debe querer que la agencia trabaje en colaboración directa con el equipo de ventas).

Métodos de evaluación.

A cambio, Ud. debe esperar que la agencia le devuelva lo siguiente:

Ideas creativas para el contenido y desarrollo general de la reunión (si Ud. lo requirió).

Oradores y presidente sugeridos (si Ud. lo requirió).

Una opción de lugares de reunión.

Desglose logístico.

Desglose total de honorarios y costos.
- Los honorarios deben incluir una provisión para la inspección del sitio.

- Deben mostrarse ahorros de costes cuando la agencia ha negociado mejores precios en su nombre.

Un horario detallado para cada etapa de la reunión.

Métodos adicionales de evaluación de la reunión.

Contactos de agencia.

Instrucciones para los oradores
La importancia de este aspecto nunca debe ser subestimada. Si la presentación de su orador difiere de lo que Ud. esperaba, podría arruinar toda la reunión. Como con la agencia, los oradores y presidente deben recibir un resumen escrito.

Éste debe incluir:

- Fecha, hora y lugar de reunión (con mapa).

- Título de la charla del orador y cualquier punto clave que Ud. haya ya acordado que ellos cubran.

- Hora de presentación y duración general, por ejemplo 20 minutos para la presentación y 10 minutos para preguntas.

- Detalles de ensayo del orador (si Ud. necesita que ellos ensayen antes, dé detalles de cuándo y dónde).

- Honorarios (éstos deben ser siempre discutidos por adelantado con cualquier orador o presidente).

- Arreglos de hospedaje o viaje (con una nota acerca del pago de los gastos).

- Programa total de la reunión (para mostrar cómo encaja su presentación).

- Audiencia (importante para saber a qué nivel deben ajustar su presentación).

- Plazo máximo para diapositivas y otros requerimientos audiovisuales.

- Fotografía y biografía (si se necesita para los materiales del asistente).

- Plazo máximo del abstract (si se necesita para los materiales del asistente).

- Formulario de consentimiento (si Ud. planea dar copias de las diapositivas de los oradores, debería tener su consentimiento escrito antes de la reunión).

- Contactos de la compañía farmacéutica y la agencia.

Formato de lareunión
Una vez que ha propuesto y asegurado un presidente, ellos son a menudo las mejores personas para ofrecerle una guía del contenido y formato de la reunión. Como ellos son generalmente expertos en su campo, tendrán una buena idea de lo que sus colegas encontrarían realmente interesante y de quienes ellos querrían escuchar. También se dará a los oradores cierta libertad para elegir el tópico de su presentación. A pesar que parece muy básico, una discusión acerca del título de su presentación y cómo encaja su charla en la reunión, puede realmente ayudarle a formar el contenido y añade un interés extra para los asistentes.

Talleres
Esto puede ser más apropiado que presentaciones didácticas (aquellas con preguntas) dependiendo del nivel del debate y discusión que Ud. desee.

Aprendizaje de aptitudes de consultores de formación externos
Las reuniones que se enfocan en temas tales como mejorar las aptitudes de escritura, negociación, trabajar con los medios, etc., han probado ser todas muy populares con un rango de profesionales de atención sanitaria en el pasado. Lo importante es asegurarse que su agenda no esté muy ocupada.

Formatos de concursos y encuestas interactivas
Estos han probado ser muy populares debido a que introducen un elemento ameno y competitivo para la reunión. Sin embargo, mientras que los teclados pueden ser útiles para unas pocas preguntas, los delegados pronto se aburrirán de utilizarlos y Ud. encontrará que ha perdido su atención si les hace demasiadas preguntas.

Éxito de la reunión
Las formas de evaluación proporcionadas en los materiales de los médicos invitados son siempre una buena forma de lograr una respuesta instantánea. Se les puede solicitar que evalúen la reunión o que evalúen a cada orador, así como también la logística general.

Los objetivos que Ud. estableció al planificar su reunión, deberían incorporarse a cualquier medida de forma que Ud. se asegure que se cumplan.

Para evaluar los efectos a largo plazo, Ud. podría contactar a todos los asistentes seis meses después para ver si la reunión ha tenido algún otro impacto.

Si Ud. desea conducir una reunión exitosa, asegúrese de haber planeado todas las eventualidades con escenarios auxiliares en caso que algo salga mal ese día. Asegúrese que el equipo del lugar de reunión está trabajando como parte de su equipo y que su presidente sabe exactamente lo que está sucediendo todo el tiempo de forma que él/ella puedan dirigir el día hasta su exitoso final. Sobre todo, nunca muestre que está estresado!

	Académico (por ejemplo, un hospital, centro de post-graduación, universidad o institución) Usualmente para eventos de perfil más bajo o donde la credibilidad científica necesita ser reforzada.  Los centros de post-graduación a menudo tienen habitaciones disponibles (particularmente a la hora del almuerzo) para reuniones locales y eventos del tipo de programa itinerante.
	Hoteles. Asegúrese que sus instalaciones y nivel de servicio sean de alta calidad. Los hoteles son ideales para reuniones residenciales. Los que están en el centro de la ciudad son populares con médicos que han venido de lugares dispersos. Los hoteles campestres pueden ser confortables y atractivos, pero considere su accesibilidad.
	Inusuales (por ejemplo, museos, lugares de importancia histórica). Particularmente para reuniones en áreas de terapia más competitivas, un lugar inusual o inesperado y con carácter puede proporcionar la ventaja para atraer a los médicos. En general, estos lugares no han sido diseñados específicamente para grandes reuniones y puestas en escena audio-visual, por lo que pueden ser más apropiados para eventos menores.
	Centros de conferencias y congresos. Prácticos y funcionales, son los más efectivos para reuniones más grandes donde los doctores serán acomodados y entretenidos en cualquier parte.

Eligiendo el lugar de la reunión
Seleccionar la base apropiada para organizar su evento podría significar la diferencia entre el éxito y el fracaso. La clave es la investigación, planificación y consultas a terceros.

La elección del lugar de reunión puede tener un impacto significativo en la planificación y ejecución de su reunión. ¿Es más probable que los médicos asistan si el lugar es un hotel de cuatro estrellas, o sería más apropiado un punto de reunión académico? Ciertamente, el costo per cápita sería más bajo para el último y puede adaptarse mejor a pequeñas reuniones o almuerzos, pero ¿sufrirá el número de asistentes?

Del mismo modo, considere si un lugar inusual ayudaría a generar interés o si un centro de conferencias sería más práctico debido a su tamaño y modernas instalaciones.

De ser posible, Ud. debe considerar qué experiencia relevante necesita solicitar para organizar efectivamente el proyecto, incluyendo la selección del lugar de reunión, manejo de la misma y facultad de enlaces. Si este recurso no está disponible en la compañía, entonces planee involucrar agencias externas y personal con aptitudes apropiadas. Es importante que sus responsabilidades estén bien definidas y acordadas en la etapa de planeamiento.

También debe preguntarse si sería aconsejable incluir un asistente potencial o al presidente de su reunión en el proceso de selección del lugar. Ellos estarán expuestos a influencias externas y a la actividad del competidor y pueden anticipar la respuesta probable del cliente a su oferta de reunión.

¿Cómo reflejará el lugar la imagen de su marca o compañía?
Las impresiones que sus invitados tengan de la reunión en general serán afectadas por su elección del lugar. Puede también desempeñar un rol significativo en su decisión de asistir o no.

Elegir un lugar exótico requerirá una facultad más impresionante y un buen programa científico para permitir a los doctores justificar su asistencia a la reunión. Pero puede haber razones lógicas para un lugar más extravagante, tal como que coincida con un congreso internacional.

Los lugares de reunión académicos más modestos pueden presentar una imagen más creíble para la compañía y reducir el escepticismo de algunos eventos organizados comercialmente. Del mismo modo, traer un experto de reputación a un hospital puede mejorar su reputación y fortalecer importantes relaciones en una región específica.

Sin embargo, deben considerarse cuidadosamente asuntos potenciales en términos de instalaciones del lugar de reunión y requerimientos comerciales o de organización – no permita que las limitaciones de esos lugares comprometan el logro de sus objetivos.

Identifique su criterio de selección del lugar de reunión
El proceso de seleccionar un lugar apropiado para su reunión comenzará probablemente con una lista de preguntas o criterio a ser abordado.

- Cuándo tomará lugar la reunión - ¿son flexibles las fechas?

- Geográficamente, ¿cuáles son las limitaciones? Por ejemplo, considere los tiempos de viaje, costos de vuelo y restricciones de viaje.

- ¿Cuántos asistentes necesitan ser acomodados? Considere la capacidad de espacio para la reunión y alojamiento para la noche.

- ¿Cuál es la estructura del evento? ¿Cuántas salas para reunión se necesitan para atender las necesidades de la agenda y distribución de asistentes?

- ¿Qué conexiones de transporte se requieren? ¿Hay algún aeropuerto internacional, red de autopistas, suficientes conexiones ferroviarias y estacionamientos adecuados?

- ¿Cuán importante es su elección del lugar de reunión para el número de delegados potenciales que asistirán?

- ¿Qué tono desea darle a la reunión? ¿Cómo se adapta éste a un hotel cinco estrellas, centro de conferencias o centro de post-graduación en un hospital local?

- ¿Se requiere un programa social?

- ¿Qué restricciones regulatorias puede haber? ¿Su costo per cápita o la elección del lugar puede limitarse por políticas externas o de la compañía?

- ¿Cuál es el presupuesto disponible?

Es útil priorizar estos criterios ya que no es probable que muchos sitios satisfagan completamente su escenario ideal.

Cree una lista de lugares potenciales
Habiendo abordado estos criterios, su departamento de congresos, agencia de comunicación médica o agencia de logística deben tener suficiente información para esbozar una lista de posibles lugares. Esto puede tomar algún tiempo, por lo que tenga cuidado de incluir esto en su planeamiento inicial.

Si utiliza agencias externas asegúrese de que estén bien informadas sobre la naturaleza de la reunión, junto con los requerimientos generales de audiovisuales y de puesta en escena que se necesiten. Los servicios dedicados a encontrar el lugar pueden ser muy útiles, pero si su experiencia de reuniones médicas es limitada, entonces su informe detallado se vuelve aún más importante. Las agencias especialistas en comunicaciones médicas y compañías de organización de conferencias deben conocer sus objetivos generales para la reunión, la naturaleza de sus invitados y los requerimientos del lugar.

En esta etapa, los lugares potenciales deben ser evaluados contra sus criterios y una lista breve de opciones viables. Deben estudiarse y circularse los planos y descripciones detalladas de cada lugar. Si surgen asuntos específicos, considere si son lo suficientemente importantes como para rechazar el lugar, o si compromisos o ajustes en cualquier parte de la planificación pueden compensarlos.

Inspeccióndel lugar
No debe confiarse en folletos brillantes y planos bidimensionales para tomar cualquier decisión final. Los lugares probables deben ser visitados, particularmente para tener un sentimiento de lo que sus invitados experimentarán. Los individuos de su equipo también deben involucrarse en esta etapa para asegurarse que se cumplan sus requerimientos específicos.

Tomando la decisión final del lugar
Con visitas al lugar, listas de chequeo y presupuestos tomados en cuenta, no dude en consultar la opinión de algunos de sus invitados potenciales sobre la elección del lugar. Es posible que Ud. haya pasado por alto algo importante para su grupo de clientes.

El presupuesto para una gran reunión puede ser millonario, por lo que asegúrese de que ha reunido la información adecuada, experiencia personal y consejos de terceros para justificar su elección preferida. Tenga cuidado de mantener a los lugares informados del proceso de decisión y tiempos, y notifíqueles prontamente su decisión final. Después de todo, ellos tienen su propio negocio para dirigir y si son destinos populares Ud. puede no ser el único cliente interesado en utilizar sus instalaciones en las fechas que eligió.

Listadecontrol del lugar

Llegada
- ¿Cuánto tiempo lleva llegar al lugar de la reunión? ¿Hay estacionamiento?

- ¿Cómo fue recibido cuando llegó?

- Si está utilizando más de un hotel para alojamiento, ¿cuán lejos están?

Instalaciones de los asistentes
- ¿Puede el lugar proporcionar un hospitality desk y pueden ponerse señales de bienvenida en áreas públicas?

- ¿Cuán rápidamente pueden ser admitidos los asistentes?

- ¿Hay un centro de negocios disponible y tienen los dormitorios acceso a Internet de alta velocidad?

- ¿Qué área pública e instalaciones de bar están disponibles? ¿Los precios son razonables para los invitados si no está todo incluido?

- ¿Cuán estándar son las habitaciones y hay habitaciones/suites de más categoría para los oradores/VIPs?

- ¿Cómo se siente el lugar? ¿Acogedor o funcional?

Salas de reunión
- ¿Son las salas de reunión adecuadas para acomodar el programa científico?

- ¿Tiene la sala de reunión principal vistas despejadas y puede acomodar sus requerimientos de asientos y puesta en escena?

- ¿Tiene la sala de prensa fácil acceso a la sala principal?

Equipamiento audiovisual
- ¿Puede el lugar atender sus necesidades de requerimientos audiovisuales? ¿Puesta en escena, altura del techo, energía, luz y sonido preinstalado?

- ¿Qué equipamiento requiere Ud. que le proporcione el hotel/lugar? Los hoteles raramente son especialistas en audiovisuales, por lo que Ud. puede querer delegar la responsabilidad a una compañía audiovisual especialista.

- Considere las necesidades de su compañía audiovisual. ¿Está la sala principal disponible antes del evento (sin costo extra) para preparar la puesta en escena y soporte técnico? ¿Hay fácil acceso para su equipamiento?

Salas administrativas o de ensayo
- ¿Hay alguna sala o salas cerca de la principal que puedan funcionar como salas de ensayo u oficinas? Considere la cantidad de materiales de apoyo tales como paquetes de los invitados e información del producto y dónde se necesitará que se localice.

- ¿Estas salas están disponibles las 24 horas?

Comidas y descansos para tomar café
- ¿Cuán accesibles son las áreas de refrigerios en el lugar y pueden atender eficientemente sus necesidades para el número planeado de asistentes en las horas de descanso asignadas?

- ¿Cuál es la calidad/costo de las comidas y refrigerios?

Presupuesto
- ¿Ha proporcionado el lugar un desglose detallado de costos y plazos de pago? En la práctica, esto puede ser proporcionado luego de la visita al sitio ya que la especificación total puede ser definida durante el curso de la inspección.

- ¿Qué costos adicionales pueden ser necesarios para que el lugar cumpla con sus requerimientos (por ejemplo, lugares externos para comidas o cenas de gala, traslados en autobús, etc)?