Gregorio Marañón, Presidente de Grupo Roche en España; Bernat Soria, Ministro de Sanidad; Luc Dirckx, Consejero Delegado de Roche Farma; Jaime Vives, Consejero Delegado de Roche Diagnostics y D. William Burns, CEO de la División de Farma F. Hoffmann-La Roche.

El objetivo de este acto era el de compartir públicamente el agradecimiento con todos aquellos que han contribuido a que la labor de la empresa en nuestro país, a lo largo toda su trayectoria vital, haya sido fructífera a la hora de conseguir el gran reto que supone mejorar la calidad de vida de los pacientes.

El primer gran objetivo para Publicis Life Brands fue tratar de unificar 75 años de vida y proyectos, de investigación y colaboraciones, de grandes retos e ilusiones (…) y materializarlos en un acto de gran envergadura que pasó de 300 invitados iniciales a 700. Era además, imprescindible conseguir reflejar públicamente la labor desarrollada por la empresa en pos de la investigación y la innovación, y esto debía ir de la mano de una imagen diseñada para tal fin.

Publicis Life Brands ha sido la encargada del desarrollo de la imagen corporativa del 75º Anivesario de Roche en España, el concepto del evento interno y externo, los vídeos conmemorativos del evento, la decoración del evento (cartelería, audiovisuales, invitaciones, etc.), diseño de la exposición retrospectiva, gabinete de prensa, protocolo, coordinación logística del evento en el Teatro Real y de la Secretaría Técnica del evento.Para conseguir los objetivos marcados y superar los retos, el departamento de Relaciones Públicas y Eventos de Publicis Life Brands actuó siguiendo las siguientes pautas de todo buen organizador de eventos:

Se definieron los objetivos que Roche España deseaba alcanzar;

Se determinó el público objetivo y, en función de esto, se planteó al cliente cuál podía ser el valor diferencial de este acto con respecto a muchos otros;

Se estudiaron las debilidades y las fortalezas de cada una de las partes del proyecto;

Se creó un grupo de trabajo y se definió un único responsable del evento tanto por parte del cliente como por parte de la agencia Publicis Life Brands;

Bernat Soria, Ministro de Sanidad y Consumo, animó a Roche España a seguir avanzando en la investigación de medicamentos y productos de diagnostico.

Se definió el programa y se añadieron partidas que darían a posteriori ritmo y fluidez al acto, además de dotarle del atractivo necesario;

Se seleccionaron los proveedores conforme a unos estándares de calidad altos, siempre respetando el presupuesto del cliente. Lo importante es siempre no correr riesgos innecesarios en este aspecto;

En conjunto con el cliente, se hizo la búsqueda y la selección de la sede del evento, se estudiaron las capacidades y los accesos al edificio. Tras varias opciones, finalmente se decidió que el Teatro Real de Madrid fuera la sede ideal para el evento, lo que dotaría al acto de la solemnidad necesaria.

Desarrollo del evento

El acto contó con las intervenciones corporativas de D. Gregorio Marañón, Presidente de Grupo Roche en España; D. Luc Dirckx, Consejero Delegado de Roche Farma; D. Jaime Vives, Consejero Delegado de Roche Diagnostics; y D. William Burns, CEO de la División de Farma F. Hoffmann-La Roche. Además, el propio Ministro de Sanidad, Bernat Soria, dedicó unas palabras a los asistentes al evento y animó a Roche España a "seguir avanzando en la investigación de medicamentos y productos de diagnostico que contribuyan a mejorar la calidad de vida de nuestros pacientes".

La conferencia magistral tuvo como protagonista a D. Sebastián Álvaro, Director del programa televisivo de riesgo y aventura "Al Filo de lo Imposible". Durante su discurso destacó, a través de su experiencia como alpinista profesional, la importancia de una visión clara del objetivo a alcanzar, del liderazgo y el trabajo en equipo y del coraje para superar y afrontar retos, en principio imposibles de alcanzar. El encuentro tuvo como colofón el concierto de la pianista Rosa Torres-Pardo, que interpretó piezas de "Iberia" del maestro de música Albéniz.

Tras el evento corporativo, tuvo lugar un coctail en las dependencias más exclusivas del Teatro, donde los asistentes al acto pudieron pasear por los magníficos halls del edificio y visitar la exposición de batas del "Dr. Sonrisa". Esta muestra, iniciativa de la Fundación Teodora, presentó una colección de batas diseñadas por algunos de los mejores diseñadores de moda españoles. Roche España colabora desde hace varios años con esta asociación no gubernamental que tiene como misión aliviar el sufrimiento de los niños hospitalizados a través de la risa y comicidad, organizando y sufragando visitas personalizadas de artistas profesionales, los "Doctores Sonrisa".

El "lado sano" de Publicis Life Brands

¿Pero, cuál fue el valor añadido aportado por la agencia? ¿Cuáles fueron los elementos diferenciadores que marcaron las pautas para una colaboración (cliente-agencia) eficaz y segura? ¿Qué fue lo que realmente ayudó a superar los retos planteados en los puntos anteriores?

1. "El lado sano" de cada una de las ideas y de cada uno de los miembros que componen el equipo de Publicis Life Brands.
¿Y los lectores se preguntarán, qué es "El Lado Sano"? "El lado sano" es una cultura, un modus operandi, un modus vivendi que ya ha comenzado a exportar la agencia. Los empleados firman sus emails con lo que ellos entienden que es su lado sano y lo aplican a las diferentes facetas de su vida profesional y personal (sonreír, contar hasta 10, Carpe Diem etc.) El lado sano de la organización de este acto y de toda la campaña promocional fue el de hacer las cosas con corazón, y eso se vio reflejado en cada una de las acciones que se llevaron a cabo a lo largo de todos los meses de preparación, no sólo durante el acto en si, sino anteriormente: durante el desarrollo de la imagen de marca del aniversario de la compañía, en el trabajo del día a día, y sobre todo, en el control presupuestario. La transparencia con el cliente y el considerar cada coste como propio, son herramientas básicas para una correcta organización del evento.

2. La creación de una plataforma de comunicación on-line.
El número inicial de invitados era de 300. Esta cantidad se multiplicó por algo más del doble en unos meses. Se decidió entonces crear una plataforma on-line, que pudiera ayudar a la gestión integral de la logística de los invitados, y sería útil no sólo para la agencia sino para la empresa cliente. Esta plataforma se construyó con el look & feel de la campaña y contenía un primer nivel de acceso como administrador, desde donde se podía visualizar la totalidad del

contenido y otro nivel de acceso como usuario, desde el que cada coordinador sólo tenía acceso a los invitados de su zona geográfica.La herramienta contenía un menú de datos generales de cada uno de los invitados (nombre, lugar de trabajo, delegado de la empresa cliente responsable, dirección de envío de documentación etc.), además de un apartado con el estatus de su participación (confirmado, cancelado, pendiente), otro con todo lo relacionado con el desplazamiento (si se desplazaba en coche, avión, tren, fecha de salida, horarios, etc.) y el último apartado era el del alojamiento (si precisaba, si la habitación era doble o DUI, fecha de entrada, salida etc.)

La agencia pidió al cliente que nombrara un coordinador de su empresa por área geográfica y se les convocó a una reunión para explicarles la funcionalidad de esta herramienta. Cada coordinador era responsable de introducir los datos de sus invitados en la plataforma, de cambiar el status e introducir sus necesidades de alojamiento y desplazamiento. La agencia veía a tiempo real esta información y, como la plataforma generaba automáticamente listados por cada uno de los apartados, podía ir gestionando los viajes, la rooming del hotel, ajustando el número de comensales para la parte del cocktail, etc. Sin esta plataforma y la colaboración del cliente, el número de llamadas y de emails se hubieran triplicado, lo que hubiera tenido implicaciones importantes a nivel costes internos ya que se tendrían que haber empleado muchas más horas en la gestión de invitados.

3. Imagen de la campaña
Ser creativos dentro de un entorno tradicional, dar imagen de modernidad frente a los muchos años de actuación de la empresa o reflejar innovación fueron algunos de los mensajes a los que se enfrentaba la agencia a la hora de crear la comunicación entorno al evento. Bajo el lema "Haciendo el Futuro Realidad" se generó una imagen creada con los colores de cada una las divisiones de Roche España y tanto el eslogan como la imagen, se aplicaron a cada una de las plataformas comunicativas, no sólo del acto del 2 de octubre, sino de cada una de las actividades que la empresa ha venido desarrollando. El departamento de RRPP y Eventos de Publicis Life Brands está muy satisfecho del resultado de este evento, ya que ha servido para fortalecer la marca de la empresa cliente, reforzar su reputación, atraer la atención de clientes, colaboradores, medios de comunicación y personalidades del mundo de la política y la salud y además lograr estrechar lazos con la empresa cliente y seguir estableciendo sinergias en pro de otros objetivos de la empresa. Desde luego el éxito del trabajo es del equipo y en este caso la empresa cliente y la agencia colaboraron estrechamente para trabajar en pro del éxito de un gran evento.

Por parte de la Roche España, el equipo ha estado formado por Ana Rubio, Directora de Relaciones Institucionales, y Lucas Urquijo, Director de Comunicación. El equipo de Relaciones Públicas y Eventos ha estado integrado por María de la Torre, Directora de Relaciones Públicas y Eventos; Rebeca Herranz, Coordinadora de Eventos; Nuria Castillejo y Susana Rojano, Ejecutivas de Relaciones Públicas; Sara Horta, Sara Domínguez y Carmen Jaramillo, Ejecutivas de Eventos. El equipo creativo de Publicis Life Brands lo integran Sebastián de la Serna, Director Creativo Ejecutivo; Carmen Nuevo, Directora de Arte e Isabel Zapico, Redactora