Una de las formas tradicionales de establecer contactos con nuestros clientes potenciales es la asistencia a congresos, que sirven de punto de encuentro para aumentar el número de oportunidades de negocio in situ o a posteriori. Sin embargo, ahora disponemos de una nueva fórmula que nos permite contactar con nuestro target de manera similar a como lo hacemos cuando nos desplazamos a un congreso “físico”: son los Eventos Virtuales.

La presencia de estos Eventos/ Simposios Virtuales es cada vez más frecuente y, por ejemplo, una compañía multinacional como United Business Media (UBM) tiene previsto para este año la realización de cerca de 70 de estas citas virtuales, lo que da muestra del potencial de esta herramienta.

Los beneficios de realizar un Evento Virtual en lugar de unas jornadas presenciales son innegables: permiten visualizar los contenidos de las jornadas en cualquier momento y suponen un ahorro de tiempo y gastos de desplazamiento y hospedaje para el jornadista o congresista. Además, el uso de la herramienta que te permite acceder a estos Eventos Virtuales es sencillo e intuitivo, por lo que cada vez se hace más conveniente incluir estos Eventos Virtuales como otra forma más de comunicación en nuestro plan de marketing puesto que, para el organizador del evento, esta plataforma supone un magnífico escaparate donde exhibir tus productos y participar con los asistentes.

¿Por dónde empezamos?
Si has decidido que la realización de un Evento Virtual puede ser una buena forma de contactar con tus clientes y clientes potenciales, lo primero que debes hacer es buscar colaboradores que te ayuden en la realización de tal empresa. Revisa tu cartera de contactos online para ver si existen oportunidades de colaboración dentro de tu red de contactos. Esto te ahorrará trabajo, porque si ya conoces a tus partners y los servicios que ofrecen por haber organizado con éstos alguna experiencia anterior satisfactoria, plantearles la colaboración en nuestro Evento Virtual puede ser una buena idea.

Cuando ya contamos con nuestros colaboradores para el evento, lo prioritario será su planificación. Algunas ideas que puedes seguir son las siguientes: intenta resumir en una sola frase el objetivo que quieres alcanzar con la realización del Evento Virtual, recluta para tu proyecto a los trabajadores de tu empresa más adecuados para que realicen las diferentes tareas que se deben solucionar tanto en la preparación del evento Virtual como el propio día del evento, prepara todo el contenido relevante que consideres (informativo y corporativo) para que se muestre el día del evento y posteriormente (cuando los usuarios puedan acceder a la plataforma del evento para descargarse los contenidos mostrados), desarrolla una cronología del proyecto y cúmplela estrictamente y, en última instancia, practica, haz pruebas con la herramienta cuando esté todo montado para comprobar que no hay ningún fallo.

Las plataformas de Eventos Virtuales suelen constar de varias secciones o apartados con distintos contenidos, según las necesidades de la compañía que desarrolle el Evento Virtual en cuestión. Por poner un ejemplo, nuestra compañía UBM Medica Spain (Vademecum) ha organizado recientemente un Evento Virtual sobre diferentes experiencias en la gestión de información sobre medicamentos en cuya plataforma se incluían tres partes claramente diferenciadas: “Sala de Conferencias” (donde se aborda la temática del evento a través de vídeos –conferencias-), “Zona de descargas” (donde se puede encontrar información complementaria de interés) y un “Foro” (donde se da la oportunidad a los participantes del evento de resolver dudas acerca de los temas tratados, hacer preguntas, comentarios, etc.

Como decíamos, los contenidos de nuestro Evento Virtual se pueden adaptar atendiendo a nuestras necesidades y preferencias pero, por encima de todo, lo fundamental es tener bajo control toda la planificación del evento, ya que esto te ayudará a dar mejores respuestas a los participantes a tu Evento Virtual el día del encuentro.

¿Cómo preparo mi entorno virtual?
Lo primero que debes tener en cuenta a la hora de dotar de contenidos a un Evento Virtual que hayas decidido crear para comunicar alguna novedad de tu empresa a tus clientes o clientes potenciales, es que se debe pensar concienzudamente los contenidos que se van a mostrar. Aquí no valen las prisas, de nada sirve ofrecer una ingente cantidad de información sobre tu compañía, tus partners, etc. si no es “digerible” por tu audiencia: ofrece solo contenidos relevantes.

Por ejemplo, puedes optar por contar con ponentes de reconocido prestigio dentro de tu sector que den su opinión, desde el punto de vista de su experiencia, sobre el tema que se desarrollará en el Evento Virtual. En suma, no descartes incluir herramientas digitales de descarga de contenidos tales como vídeos, fotografías, PDFs, Power Points… para que los participantes puedan tener acceso a esta información si lo consideran una vez finalice el evento. El hecho de que los asistentes a tu Evento Virtual puedan descargarse esta documentación también te permitirá a ti como organizador del evento, monitorizar estos contenidos, es decir, podrás saber qué contenidos del simposio han gustado más y utilizar esta información para futuros eventos.

Otros consejos para atraer más visitantes a tu evento puede ser la inclusión de slogans convincentes en tu plataforma (en forma de pregunta, por ejemplo) o el “etiquetado” de todos los contenidos para que te otorguen un buen posicionamiento (SEO). ¡Innova! ¡Sé creativo!

La importancia de comunicar a través de las Redes Sociales
El siguiente paso para conseguir asistentes a tu evento Virtual es generar interés sobre el mismo y darlo a conocer y, para ello, las Redes Sociales son unas herramientas valiosas y efectivas porque generan un montón de tráfico con el mínimo esfuerzo y coste. Cuanto más publicitado y anunciado esté un evento, más éxito tendrá, por tanto pide ayuda a todos tus colaboradores en el Evento Virtual para que te ayuden a difundir la convocatoria a través de las redes sociales.

En Twitter, por ejemplo, es aconsejable crear listas de contactos interesantes, conforme a tus intereses, a los que quieras anunciar la convocatoria de tu evento, y encuadrar siempre las informaciones sobre tu evento bajo el mismo hashtag (#) para que tengan mayor difusión y repercusión. Y, tras el Evento Virtual, es interesante twittear las presentaciones de los ponentes (se puede hacer a través de Slideshare).

En el caso de Facebook, podemos emplear esta Red Social para subir fotos, vídeos y enlaces del evento y lanzar preguntas a tus fans sobre el Evento Virtual con el fin de generar interés. No desestimes tampoco el canal Youtube: es un canal muy visto y, aunque subir un vídeo puede resultar laborioso, se pueden generar muchas visitas si cuelgas contenido en este espacio. Etiquetar tus vídeos, utilizar los nombres de prestigio de los ponentes de tu Evento Virtual y permitir votar y comentar en tus vídeos, puede darte, también, más visibilidad.

La encuesta y los regalos
Se acerca el día del evento y, si se han seguido todos los consejos anteriores, solo faltan por incluir dos detalles para reforzar el éxito del evento: los regalos y la encuesta de valoración.

Para animar a la participación de los asistentes a tu Evento Virtual a que vean los vídeos, descarguen los contenidos y participen en el Foro, en definitiva, para que visiten tu entorno, puedes ofrecerles algunos obsequios, según el grado de participación que hayan tenido durante el evento. Asimismo, una vez finalizada la visita al Evento Virtual, es conveniente invitar a los asistentes a rellenar una encuesta para que valoren el contenido del evento/simposio. ¡Sus opiniones te ayudarán a mejorar para próximos eventos!

El Evento Virtual ya ha terminado, ¿y ahora qué?
Tras el Evento Virtual llega el momento de clasificar, segmentar y organizar (con o sin la ayuda de nuestras herramientas informáticas –CRM-) los contactos (clientes potenciales) que se han producido durante la celebración de nuestro Evento Virtual.

Una buena opción de organización de los contactos obtenidos es clasificarlos según el grado de importancia (por ejemplo, los más importantes serán los contactos que se puedan pasar directamente a los comerciales de tu empresa, y menos importantes los que necesiten un seguimiento a posteriori o se hayan mostrado menos interesados en tu Evento Virtual navegando menos tiempo por tu plataforma). Y haz estadísticas de todo para obtener un buen retorno de la inversión (ROI).

Para concluir, debemos plantearnos dos cuestiones: ¿he conseguido los objetivos que me marqué cuando decidí realizar mi Evento Virtual? y ¿Qué puedo hacer para mejorar en mi próximo Evento Virtual? Para responder a estas preguntas será conveniente realizar con tu equipo una reunión de balance de resultados en la que se analizarán las cosas que han funcionado durante el evento y, sobre todo, las que no se han hecho bien, con la intención de mejorar en el futuro.

Siguiendo estos pasos y añadiendo mejoras para futuros Eventos Virtuales, esta novedosa forma de comunicar con tus clientes y tu entorno puede convertirse en un excelente vehículo para aumentar de manera continua la cartera de clientes futuros o potenciales de tu compañía.

Referencias:
1. Generate Sales Leads with Virtual Events. Dennis Shiao. UBM Estudios. www.ubmstudios.com