La tecnología webcast ha permitido implementar una innovadora solución. Así nos lo cuenta Pablo Panella, business unit manager de Oncología de AstraZeneca: “Con las jornadas formativas a través de webcast queremos centrar todos nuestros esfuerzos relativos a actividades formativas en oportunidades educacionales que permitan a los profesionales sanitarios optimizar el tiempo invertido en afianzar sus conocimientos y su experiencia. Esta tecnología permite celebrar reuniones de alto nivel científico, en las que ponentes internacionales pueden difundir los mensajes relativos a los últimos avances científicos a toda España. Por otro lado, el debate activo, en tiempo real, que se puede establecer, enriquece los eventos y ofrece un panorama muy general de las inquietudes y necesidades de nuestros expertos”.

Por su parte, Virginia Zamora del Conference Team de AstraZeneca, afirma “el compromiso con la formación médica de AstraZeneca nos ha llevado a buscar alternativas a los eventos clásicos. Hemos visto rápidamente la oportunidad del uso de tecnología webcast. Como nuestro compromiso con la calidad es máximo, y al ser conscientes que la sesión formativa no puede verse afectada por los aspectos técnicos de la retransmisión, exigimos lo mismo a nuestros colaboradores. Por ello necesitamos el apoyo de una agencia con capacidad logística para coordinar este tipo de eventos en un tiempo récord y para dar respuesta a los imprevistos que pudieran ocurrir durante el propio evento”.

Esta visión se ha hecho realidad con las jornadas celebradas los pasados 26 de octubre y 7 de noviembre, para los que AstraZeneca ha elegido contar con la colaboración de Publicis Life Brands Spain (PLB). Ambos eventos, coordinados por el Departamento Médico de AstraZeneca, tuvieron como sede central Madrid y tanto la imagen y presentaciones, como el audio y la traducción fueron retransmitidos mediante tecnología webcast a 14 subsedes a nivel nacional en el caso de cáncer de pulmón y 9 en el de cáncer de mama. Cada una de las subsedes pudo interactuar con la sede central visualizando lo que ocurría en todo momento en dicha sede y participando activamente a través de preguntas online y telefónicas en directo.

El éxito logístico conseguido ha sido posible gracias a la participación de un gran número de profesionales coordinados por Rebeca Herranz, consultora de RRPP y Eventos de PLB: “Hemos coordinado equipos de más de 40 profesionales entre técnicos especialistas en plataforma webcast, sonido, imagen y audio, intérpretes, azafatas, maestros de ceremonias, equipos de creatividad y científicos, etc. Un evento de estas características requiere de una gran capacidad de coordinación entre todos los profesionales involucrados, desde la conceptualización hasta el momento del directo, ya que la retransmisión se hace en tiempo real al resto de subsedes y cualquier fallo limitaría la calidad en la emisión y por lo tanto la recepción de la imagen y/o el audio en el resto de sedes. La novedad de nuestra plataforma es la posibilidad de que las subsedes interactúen en directo con la sede principal y lo hagan en tiempo real sin retardo en el sonido o la imagen, algo que ha sido positivamente valorado por los asistentes”.

La convocatoria a los dos eventos se llevó a cabo directamente desde AstraZeneca y el gran número de asistentes en las dos reuniones pone de manifiesto el éxito del formato como nos comenta Laura Estebaranz, product manager del Área de Oncología: “El evento “Adelantando el Futuro en el Cáncer de Mama Metastásico” ha contado con la asistencia de más de 250 asistentes, 40 en la sede de Madrid y una media de 20-25 asistentes en cada subsede local. En esta jornada, los oncólogos médicos, han tenido ocasión de actualizar su conocimiento en el tratamiento de cáncer de mama metastásico haciendo especial hincapié en los tratamientos hormonales en pacientes RH+: tratamientos personalizados, situación actual, resistencia al tratamiento y últimos resultados. Teniendo en cuenta la gran oferta de eventos de este tipo que tienen los especialistas en oncología consideramos que además del interés científico del programa la posibilidad de asistir al mismo sin desplazamientos y pérdida de asistencia clínica ha potenciado la asistencia al mismo.” Francisco Aguirre, product manager del Área de Oncología añade: “Para la 2ª Jornada 1dentify “Abordaje del CPNM EGFR M+: De la evidencia a la experiencia” hemos contado con 54 asistentes en la sede de Madrid y más de 20 asistentes por subsede llegando a un total de más de 300 asistentes. Además, esta jornada, de marcado carácter multidisciplinar, ha permitido crear el espacio donde oncólogos y patólogos de diferentes regiones han podido poner en común y debatir temas de interés para ambos colectivos.”

La puesta en escena para un evento de este tipo pasa por ofrecer un espacio diferente, y el reto es que los profesionales que asisten vía webcast se sientan involucrados y puedan participar de una forma interactiva tal y como ocurre con aquellos invitados presentes en la sede central. En este sentido, Sebastián de la Serna, director creativo ejecutivo de PLB nos comenta que “Es importantísimo para este tipo de reuniones conceptualizarlo de manera que podamos hacer partícipes a todos los asistentes. Para el evento “Adelantando el Futuro en Cáncer de Mama” construimos un canal de televisión “CMMchannel” y el evento se retransmitió en formato de telediario dando a cada una de las ponencias propuestas un formato televisivo: entrevista, debate, noticia… Para ello se contó con medios técnicos especiales como pantallas de 10x2,5m o steadycam, decorados especiales y la participación de una periodista con gran experiencia como Rosa Mª Mateo como presentadora del mismo.”

El programa científico de ambos eventos fue desarrollado por AstraZeneca y contó con la participación de prestigiosos especialistas tanto nacionales como internacionales que contribuyeron notablemente al éxito del mismo. Como comenta Milagros Salgado, marketing manager de Oncología de AstraZeneca: “Contar con especialistas de primera línea expertos en la materia que no solo divulguen, sino que sepan comunicar bien los últimos resultados científicos de los ensayos clínicos, que puedan profundizar en los mecanismos de acción de los mismos o las vías de señalización molecular o que logren poner de manifiesto lo que se está realizando en nuestro país o fuera de nuestras fronteras, es fundamental para el éxito de cualquier programa científico. La celebración de estos eventos ha permitido participar a algunos de los principales especialistas en oncología y anatomía patología a nivel mundial. Así en la 2ª Jornada 1DENTIFY pudimos conocer y escuchar al Dr. Tony Mok, del Departamento de Oncología Clínica, Universidad China de Hong Kong y al Dr. Manfred Dietel del Instituto de Patología. Hospital Universitario Charité, Berlín mientras que durante el evento “Adelantando el Futuro en Cáncer de Mama” se pudo conectar via webcast con el Dr. Harold J. Burstein del Dana-Farber Cancer Institute de Boston de forma que pudimos disfrutar de su ponencia como si estuviera aquí. AstraZeneca apoya y apoyará, que todo este conocimiento pueda llegar a todos los especialistas a nivel nacional.”

Además, con el fin de involucrar a los asistentes de las subsedes y facilitar el debate de los mismos, cada subsede contó con un líder de opinión local que participaba como moderador comentando y recogiendo las solicitudes de preguntas de su sede. Charo Bernardo, coordinadora de Proyectos Científicos de PLB, explica como se realizó el proceso: “En cada subsede los diferentes asistentes podían realizar consultas sobre cada tema expuesto, que eran recogidas por el moderador y formuladas por éste a la sede central. De esta manera la participación de los asistentes fue máxima pudiendo interactuar con la sede principal y formular todas las preguntas recogidas en la sede local. Cabe destacar la formación previa que recibieron cada uno de los líderes de opinión locales, en la que se le explicaba la metodología técnica de webcast, así como el proceso de participación telefónica lo que facilitó la participación de forma ágil y dinámica”.

Una perfecta relación cliente-agencia es fundamental para el éxito de este tipo de eventos. Como comenta Kátia Leal, directora general de PLB: “Ser creativo en la manera de transmitir la ciencia es lo que permite crear eventos de este tipo adaptados a las necesidades de cada momento. Colaborar con clientes como AstraZeneca y su apuesta por la innovación y compromiso con la calidad, es un privilegio para nosotros, ya que nos permite demostrar toda la capacidad y cualificación de nuestro equipo“.