Antes de todo, hay que tener claro los objetivos. Definir primero los objetivos es un aspecto tan básico y elemental que suena un poco manido. Aun así, por obvio que sea, no debe ser menospreciado. Sin una clara visión de lo que se pretende conseguir es imposible identificar la mejor manera de proceder y, posteriormente, de valorar los resultados obtenidos.  ¿Se han identificado correctamente las necesidades u oportunidades formativas? Si la respuesta es afirmativa, debe entonces comprobarse que estos elementos pueden describirse de manera concreta y comprensible.

Diseño de actividades y medidas para la formación
Cuando hablamos de formación y desarrollo de profesionales debemos ser capaces de desplazar nuestro pensamiento a un plano en el que los cursos no son la única alternativa.  Posiblemente es ya familiar para varios lectores el enfoque 70/20/10 que considera que la mayor parte del aprendizaje y desarrollo de un profesional —aproximadamente un 70%— proviene de la experiencia conseguida en el puesto de trabajo —“on the job”—; esto es, mientras la persona desempeña su actividad laboral diaria. Del porcentaje restante, un 20% del desarrollo sería gracias al feedback que recibe, principalmente de responsables y compañeros, y solo un 10% correspondería a cursos y otras actividades similares¹.

Involucración en proyectos, apoyo de compañeros con mayor experiencia, rotación temporal por otras posiciones, observación de otros profesionales o un aumento controlado de funciones pueden, bien ejecutadas, ser excelentes medidas para el desarrollo de los empleados. La clave radica en una adecuada planificación de cada iniciativa que debe ser explicitada en un documento que permita su seguimiento.

Aunque podemos considerar que cada persona es la primera responsable de su propio desarrollo, está claro que el éxito de gran número de medidas formativas en el puesto de trabajo depende del compromiso de gerentes y demás responsables. Es también fundamental la colaboración y el asesoramiento del Departamento de Recursos Humanos que debe ser el primer promotor de este enfoque.

En los casos en que la alternativa que se advierte más adecuada es la formación fuera del puesto de trabajo nos encontramos con la decisión de valorar si resulta más apropiado un formato presencial o una configuración e-learning.

El uso de las nuevas tecnologías permite sesiones interactivas en tiempo real ofreciendo múltiples recursos como el video en directo, el uso de pizarras virtuales, o la realización de demostraciones compartiendo aplicaciones u otros elementos multimedia. Esta modalidad on-line de formación no hace recomendable sesiones de una duración tan amplia como las de una sesión presencial, pero puede ser de gran utilidad como complemento de otras actividades presenciales o cuando los contenidos a tratar no son muy extensos.

Al margen de las actividades que puedan desarrollarse en directo —llamada también formación síncrona—, qué duda cabe que una de las principales ventajas de la formación e-learning es la posibilidad de ofrecer a los participantes ciertos elementos (videos, ejercicios, simulaciones, foros, documentación, presentaciones…) a los que puedan acceder en cualquier momento –formación asíncrona-- permitiendo, de este modo, que cada uno planifique su esfuerzo formativo según le convenga.

Con acierto, es cada vez mayor la organización de programas formativos que combinan y sacan partido tanto de interacciones presenciales como a distancia. La clave de esta formación mixta, por supuesto, consiste en el equilibrio y complementariedad entre ambos enfoques.

El mercado ofrece actualmente un gran catálogo de cursos e-learning prediseñados a un precio muy competitivo aunque, sin embargo, en varias ocasiones los contenidos ofrecidos no son de la calidad deseada. El impulso de contratar estos servicios debe siempre considerar que el uso de esta alternativa no elimina en modo alguno la revisión, validación y adaptación que debe ejercer la empresa sobre la formación ofrecida a sus empleados.

Formadores en la empresa
Hemos comentado acerca de las diversas maneras plantear la formación de los profesionales de una compañía pero ¿quién debe asumir el rol del formador, del experto o del dinamizador en cada una de las medidas que se lleven a cabo?

En múltiples ocasiones, la colaboración de un experto externo aportará nuevos enfoques, conocimientos e, incluso, inspiración a la organización. Sin embargo, de forma paralela, debe considerarse también los múltiples beneficios de una política de compañía que promocione y apoye la formación interna entre sus propios profesionales.

Tradicionalmente la industria farmacéutica se ha caracterizado por organizar —especialmente teniendo a la red de ventas como participante— grandes dosis de formación interna en temas relacionados con los productos comercializados en cada compañía. El objetivo, en este caso, va más allá y persigue identificar expertos en todas las áreas de la compañía que puedan —y quieran— convertirse en formadores internos ocasionales para así ofrecer tanto conocimientos técnicos (ofimática, finanzas, legislación, gestión empresarial…) como entrenamiento en habilidades (capacidad negociadora, gestión de colaboradores, presentaciones con impacto…).

Resulta vital una apropiada tutela de Recursos Humanos en el desarrollo de todo el proceso, debiendo diseñarse a medida de cada compañía el sistema que permita a un empleado postularse como formador y conocer la oferta formativa interna que se vaya configurando. Es aconsejable establecer, a su vez, un programa que permita desarrollar las competencias formativas —formación para formadores— de aquellos empleados que muestren un mayor interés y disponibilidad en compartir su conocimiento y experiencia con otros compañeros.

Seguimiento y continuidad
El impacto de las acciones formativas se diluye rápidamente en el tiempo si éstas se configuran como eventos aislados, disminuyendo así, de forma drástica, la rentabilidad de la inversión realizada.

Valorar la asimilación de los contenidos y la satisfacción de los participantes a la finalización de un evento formativo resulta fundamental a la hora de analizar el éxito de cada iniciativa e identificar próximos pasos. El habitual recurso de utilizar un cuestionario para medir la satisfacción se configura como un procedimiento útil, aunque no el único, siempre y cuando permita la libre expresión de los participantes —con preguntas abiertas preferentemente al inicio del formulario— y no limitarse a “encorsetar” opiniones según una escala de puntuación.

La continuidad de las acciones formativas no tiene que venir necesariamente en el mismo formato que la acción inicial. Distribución de nuevos contenidos, casos prácticos, organización de sesiones online por teleconferencia o, como hemos visto unos párrafos atrás, actividades en el puesto de trabajo -on the job-, son algunas de las numerosas opciones que pueden ser utilizadas -y combinadas- para estructurar un auténtico programa formativo que tenga un impacto real.

Eficiencia en la gestión de los costes
El uso del crédito que tienen las empresas para formar trabajadores a través de bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social es, con claridad, una de las principales herramientas para gestionar y reducir el coste de las actividades de formación.

El número de empresas que hacen uso de las bonificaciones aumenta cada año siendo de más de un 91% en el caso de las empresas que superan 250 empleados y de casi un 62% en el caso de empresas de 10 a 250 trabajadores².

El uso de estas bonificaciones por parte de las compañías no implica necesariamente que se obtenga siempre de ellas todo el rendimiento posible. Es, por ello, que se hace casi obligado un análisis de la mejor estrategia para la utilización del crédito disponible. En este análisis cabe destacar, como elemento de gran interés, la posibilidad de bonificar costes asociados a la formación impartida por personal interno; siendo esto clave en un contexto en donde la menor contratación de formación externa limita las ocasiones para hacer uso del crédito.

El procedimiento de notificación que permite la bonificación de los costes puede ser algo directamente realizado por personal de la compañía o mediante la contratación de una empresa especializada. En cualquier caso, se hace muy recomendable que los profesionales de formación y desarrollo de las empresas tengan un buen conocimiento del funcionamiento de este sistema, a fin de asegurar el correcto cumplimiento de todos los requisitos necesarios e identificar todas las oportunidades en donde poder hacer uso de estas bonificaciones.

En resumidas cuentas, la formación y la evolución profesional deben considerarse procesos continuos que han de ser abordados de una manera planificada y multimodal, tanto para maximizar el impacto de las acciones y medidas realizadas, como para garantizar un uso racional de los recursos disponibles.

¹ Lombardo, Michael M ; Eichinger, Robert W. The Career Architect Development Planner. 5ª edición. Minneapolis: Lominger International, 2010.
² Fundación Tripartita para la Formación en el Empleo. Balance de resultados 2012. Madrid: Fundación Tripartita para la Formación en el Empleo, 2013.