Cualquier empresa hoy en día maneja infinidad de datos, datos de todo tipo y, lo habitual, es trabajarlos en Excel, ya sea directamente o a través de plataformas que visualmente son mucho más potentes pero que, cuando quieres realizar tus análisis, acabas exportándote o pidiendo el Excel madre de donde salen todos esos gráficos chulos.

Tener una BBDD completa y bien organizada puede parecer fácil pero no lo es, y menos cuando varias personas, a veces de diferentes departamentos o incluso de diferentes empresas, comparten archivo y trabajan sobre las mismas hojas, las mismas celdas… ¡¡y los mismos datos!!

En nuestro sector, lo que muchos no saben o pasan por alto, es que este Excel es el primer paso (y quizás el más importante) para organizar una campaña o un proyecto de visitas a una red de puntos de venta. Ya sea para calcular la producción de materiales, para segmentar los pdv’s según scoring previamente definido, para calcular desplazamientos y costes, para analizar datos y así diseñar un muy buen BI y poder presentar un gran informe e incluso para plantearse si la estrategia elegida es la más adecuada…

Hay que ser muy meticuloso en el diseño de una BBDD, un especialista en gestión de proyectos cuida hasta el más mínimo detalle, hay que tener muy claras las variables sobre las que se sustenta el proyecto. Conocer con claridad los puntos clave nos permite respirar tranquilos y tener clientes contentos.

Beneficios de trabajar con BBDD eficientes
1. Vivirás más feliz
De verdad, no sabes los dolores de cabeza que puede generar la actualización de una BBDD viva si no está bien construida…

2. Tendrás más tiempo para dedicar a otras cosas importantes
Ganarás una enorme cantidad de minutos gracias al diseño de tu BBDD y podrás invertir ese tiempo en otras cosas tan importantes, o más, que tu archivo Excel

3. Los demás también vivirán más felices
Los demás usuarios del archivo descubrirán que, en 5 minutos,  pueden hacer tareas a las que antes dedicaban media hora… y salen a su hora del trabajo, y descubren terrazas que siempre habían visto cerradas y conocen nuevas maneras de vivir… pero este es otro tema…

Y el cliente, ¡qué contento!, te pide un KPI nuevo y le pasas datos con una inmediatez que asusta!

Claves para conseguir una BBDD eficiente
Son unas cuantas, pero si las sigues serás el Master de las BBDD:

- La primera clave es limpiar y organizar la BBDD al inicio del proyecto y pensando en el cliente y el resto de personas/departamentos que vayan a usar la BBDD y la info que necesitan. Le dedicarás un tiempo importante al inicio que en el futuro te ahorrarás haciendo modificaciones, chequeos manuales, corrigiendo errores, etc.

- Crear siempre, y a poder ser en la primera columna, un código único por PDV y visita que use todo el mundo. Con un simple buscar podrás cruzar información de otras BBDD, reporte, informes, etc y así evitarás PDVs repetidos y tener que hacer cruces manuales con los errores que conlleva.

- No usar colores para marcar nada, toda la información debe ir escrita en columnas. De esta manera se evitan errores de filtrado o que se pierda información y se pueden sacar datos solo con filtrar o creando una tabla dinámica. Por ejemplo, si han cerrado X perfumerías que ya no hay que visitar, no las marques en rojo para indicarlo, incluye una columna que se llame “Estado tienda” y respuestas como “Abierto” y “Cerrado”, o puedes usar unos y ceros (1-0).

- Cada dato en una columna diferente con su cabecero. Ocupa más, pero te hace la vida más fácil. Poner mucha info, seguramente de diferentes categorías, en una sola celda dificulta la segmentación y el análisis. Por ejemplo, incluir en la misma celda dirección, población y provincia.

- Emplear el mismo idioma todos los que van a usar esa BBDD. Lo ideal es definir con el cliente y crear respuestas predeterminadas para homogeneizar la info y poder analizarla de manera más ágil. Como truco: Excel permite crear desplegables (validación de datos) con las respuestas para evitar errores de escritura, si escribes algo diferente no deja grabarlo.

- Dejar un espacio para comentarios, sobre todo si tienen algo muy específico que ayude a entender la información. Si se convierte en algo recurrente, homogeneizar como ya hemos comentado.

- Ordenar por categorías los datos para facilitar la lectura. Por ejemplo, primero datos de dirección y contacto del PDV, después datos de segmentación (potencial, tamaño, nº de trabajadores), también datos del responsable del pdv/enseña (delegado, AM, KAM, GPV), datos útiles para Marketing y producción o envío de materiales (nº escaparates, tipo de mobiliario, nº de visuales, medidas), etc.

- No crear mil pestañas ni mil BBDD, complica el trabajo y el análisis. Todo en una misma pestaña, con las columnas y filas que sean necesarias. Y si necesitas tener más de una BBDD, al menos tener una BBDD madre donde poder consultar el histórico.

- Vamos con el histórico: actualiza los datos, pero mantén un histórico! Esto ayuda a no repetir errores del pasado por habernos cargado información o no haberla incluido de una campaña a otra. Esto es muy importante sobre todo si la BBDD pasa por diferentes manos o cambia de propietarios.

- Si la misma BBDD se tiene que compartir con otros departamentos y hay información sensible, obviamente podemos crear una BBDD nueva con la información necesaria para ese departamento, pero intentando respetar el orden de las columnas. Esto facilita mucho el cruce entre BBDD, aunque si has usado el código único, con un “buscarv” lo tienes solucionado. Y recuerda siempre incorporar a la BBDD madre la info del resto de BBDD o se perderá por el camino un trabajo seguramente muy valioso de otros compañeros.

- En caso de que no haya info sensible, lo ideal es compartir online (si se puede) la misma BBDD para que cada uno incluya la info que tenga que aportar y trabajar de manera simultánea. Mucho cuidado con no machacar info de los compañeros! Si hay muchas columnas que te molestan para hacer tu trabajo, simplemente puedes ocultarlas. El resto seguirá viéndolas y trabajando en ellas y ninguno perderéis información.

- Comprueba de un vistazo la fidelidad de los datos usando tablas dinámicas. A veces se nos olvida revisar la información que nos pasan y nos encontramos errores importantes cuando ya no hay margen de tiempo, ya hemos pedido la producción o tenemos equipos en la calle. Las tablas dinámicas te ayudan a chequear de manera rápida que no haya datos incongruentes. Por ejemplo, si te aparecen 1.500 farmacias en Tenerife, quiere decir que a alguien se le ha ido el dedo arrastrando filas. Consejo: nunca envíes 1.500 kits de PLV a Tenerife, sale muy caro...

- Y ya que estamos, ¡procura no arrastrar datos! Puede pasar que al hacer machaques info de celdas que pueden estar filtradas u ocultas y no te des ni cuenta.

- Por último y tan importante como la primera clave: nombra un propietario o responsable de la BBDD que se encargue de cuidarla, de actualizarla y de darle cariño.

Si conocéis nuestro blog, sabréis que siempre hablamos del cuidado y el desarrollo de las personas y del impacto positivo que esto tiene en los resultados de los proyectos. Pues bien, si además desarrolláis BBDD eficientes seréis personas más felices y haréis más felices a vuestros clientes.