La industria farmacéutica, tradicionalmente se ha considerado un sector conservador, basado en la investigación y el desarrollo de nuevos fármacos. Actualmente, está experimentando una gran transformación digital debido a la creciente demanda de tratamientos personalizados y el avance de las tecnologías digitales, estos hechos están obligando a las empresas a buscar nuevas formas de innovar y adaptarse al cambio que estamos experimentando.

Los sistemas de gestión de relaciones con los clientes, la inteligencia de negocio y el análisis de mercados, son las 3 ramas que juegan un papel crucial en esta revolución, permitiendo a las empresas farmacéuticas recopilar, procesar, transformar y analizar grandes volúmenes de datos. Muchos departamentos se están sumando a realizar este tipo de proyectos, ya que nadie quiere hacer recargas manuales o perder el tiempo en tareas que puedan ser realizadas por una “máquina”. Estamos viviendo una revolución de la gestión y el análisis de datos, y no solo por departamentos de efectividad comercial o financieros, que han sido los que han impulsado este cambio, sino por equipos como RRHH, Supply Chain, Regulatorio o Legal se están sumando a este gran cambio.

¿Para qué almacenamos tantos datos, si después no somos capaces de analizarlos? ¿Quién debe hacer esto? ¿A que perfil de usuario van dirigidos estos análisis? Y la pregunta más importante: ¿Qué historia queremos contar? Estas son preguntas que debemos hacernos antes de empezar a desarrollar grandes Dashboards cargados de gráficos e información. Lo primero, Vamos a organizar nuestras ideas:

Cada proyecto de análisis masivo de datos es un nuevo reto. En un departamento hay muchos perfiles de usuario, personas que adoran la innovación y los sistemas informáticos, y personas más clásicas, que no es que no les guste lo nuevo, sino que son más reticentes al cambio, este es mi perfil preferido a la hora de realizar un nuevo proyecto. Por ello, lo primero es buscar un “Key User”, que va a ser la persona que nos ayude a convencer a todos los usuarios finales de que esto que vamos a desarrollar es algo útil, va a reducir tiempos de trabajo y, además, va facilitar el trabajo diario y la lectura final de la información.

El segundo paso siempre es buscar todas las fuentes de información: ¿Quién envía los daos? ¿Cómo se recibe/almacena? ¿Es enviada por un proveedor externo o es interna? ¿Se recoge en un sistema estándar, o son hojas de cálulo y/o documentos personalizados? ¿Qué formato y contenido tienen los archivos? ¿Para que utilizamos estos datos? Sabemos que son muchas preguntas, pero es lo que se necesita para definir un modelo robusto, estable en el tiempo y sujeto a posibles cambios.

Una vez que tenemos todo esto definido, estamos preparados para el tercer paso, por fin podemos empezar a hacer mapeos de datos, procesarlos y unirlos en tablas únicas para posteriormente consumirlos en la herramienta de reporting elegida. Hasta aquí todo es trabajo de back-end, algo que nadie sabe lo que es, ni el trabajo que supone, pero verdaderamente es lo más difícil e importante de estos proyectos.

Por último, pasamos a la fase preferida del usuario final, el front-end, es hora de darle rienda suelta a nuestra parte más creativa y empezar a “dibujar”. Hay que tener en cuenta cómo mostramos estos datos, no todos los gráficos sirven para lo mismo, si estamos mostrando evolutivos no podemos poner un diagrama circular, siempre será mejor un gráfico de líneas o barras que nos muestre una proyección intuitiva en el tiempo. Tenemos que pensar que esta parte es crucial, es lo que se ve, por lo tanto, es el resultado final palpable de nuestro proyecto, ¿es más importante que “quede bonito” a que el dato sea correcto? Evidentemente no, pero ¿qué es un dato correcto si las personas que lo consumen no saben interpretarlo? En definitiva, más vale un Dashboard en mano que mil hojas de cálculo volando.

La importancia de tener un buen CRM
¿Qué es eso del CRM? Empecemos por el principio. Un CRM es una herramienta que centraliza toda la información de los clientes en una única plataforma. Esto permite que diferentes equipos dentro de la empresa tengan acceso a una visión más amplia de cada cuenta. Muchas veces las actividades no tienen nada que ver, pero es importante no solo saber lo que nosotros hacemos con nuestros clientes, sino también qué están haciendo otros compañeros y departamentos con los mismos.

Y si te preguntas cómo todo esto mejora tu día a día, la respuesta es simple: la automatización y la visión 360°. Todo esto facilita la identificación de oportunidades, mejorando la personalización de la comunicación y optimizando la experiencia del cliente. Un buen CRM puede encargarse de muchas tareas repetitivas que normalmente consumirían tiempo valioso de los equipos, desde el envío de correos electrónicos automatizados, hasta la asignación de tareas o la gestión de calendarios, todo esto se puede optimizar para que los equipos puedan centrarse en actividades de mayor valor, como la creación de estrategias, la resolución de problemas o mejorar la atención personalizada.

Pero la parte en la que nos vamos a centrar en este artículo es en la importancia de la organización de la Información en CRM para Proyectos de Análisis de Datos.

A menudo hablamos de datos, pero rara vez nos detenemos a pensar en su origen, cada empresa tiene su propia metodología de trabajo, lo que implica que la información rara vez es homogénea. Por esta razón, estudiar los orígenes antes de crear Dashboards de valor es una de las claves para el éxito de estos proyectos.

Una base de datos bien ordenada y estructurada nos permitirá medir y analizar información proveniente de diversas fuentes de manera muy sencilla. En este contexto, el CRM juega un papel fundamental como punto de centralización de la información.

Uno de los problemas más comunes en estos proyectos es la inconsistencia en las denominaciones dentro de las diferentes bases de datos, es decir, el uso de diferentes nombres para referirse a la misma entidad. Este es el famoso desafío de los mapeos de bases de datos, que tradicionalmente se realizaban de forma manual. Sin embargo, hoy en día, la inteligencia artificial nos facilita enormemente la identificación de estas relaciones.

Una pregunta crucial es: ¿dónde guardamos esta información una vez realizados los mapeos? ¿Quién puede modificarla si hay cambios en las denominaciones o en las estructuras? Aquí, el CRM puede desempeñar un papel clave, ya que actúa como un repositorio de datos en el que podemos almacenar estas relaciones con identificadores alfanuméricos únicos. Esto nos permite realizar cambios en los "textos", jerarquías o incluso aumentar el número de relaciones al incorporar nuevas bases de datos, todo de manera ordenada y siguiendo una lógica coherente.

Ventajas de tener toda estos datos relacionados y conectados en el CRM:

1. Estructura Única de Relaciones: Se crea una estructura única de relaciones de datos, fácil de leer e interpretar por otros programas que se encarguen posteriormente de la parte analítica.

2. Integración de Múltiples Bases de Datos: Facilita la combinación de diferentes bases de datos en un único sistema centralizado.

3. Flexibilidad en la Modificación de Relaciones: Permite realizar cambios de forma sencilla en las relaciones de datos, lo que agiliza la adaptación a nuevos requerimientos o cambios estructurales.

4. Histórico de Versiones: Un aspecto importante es contar con un histórico de versiones de relaciones. Esto es crucial para comprender por qué la "fotografía" de los datos cambia de un año a otro. Muchas veces pensamos que hemos "perdido" información, cuando en realidad lo que está ocurriendo es que está agrupada de manera diferente.

5. Creación Rápida de Dashboards para Diferentes Usuarios Finales: Al tener toda la información relacionada en un único lugar, la creación de Dashboards se agiliza considerablemente. Los cambios visuales se pueden hacer de manera rápida y eficiente, ya que no es necesario intervenir en la parte de back-end, lo que reduce el tiempo de desarrollo y mejora la flexibilidad en la visualización de datos para distintos usuarios finales.

La era de los datos ha llegado para quedarse, transformando por completo la manera en que las organizaciones operan y toman decisiones. En este nuevo contexto, la toma de decisiones estratégicas basadas en datos se ha vuelto fundamental para el éxito y la sostenibilidad de las empresas. La integración de sistemas de CRM y Business Intelligence proporciona una ventaja competitiva al ofrecer una visión completa y unificada del negocio, permitiendo que las decisiones se fundamenten en información precisa y actualizada. Esta sinergia entre CRM y BI facilita el acceso a una visión integral que incluye tanto el comportamiento y las necesidades de los clientes como los objetivos de la empresa.

Al combinar información clave, como el historial y la experiencia de los clientes, el feedback proporcionado por nuestros delegados de visita médica, los datos de mercado y el análisis de nuestras ventas, las organizaciones pueden desarrollar estrategias mucho más personalizadas y efectivas. Esto no solo mejora la capacidad para anticiparse a las demandas del mercado, sino que también optimiza los recursos y permite alinear las iniciativas comerciales con los objetivos a largo plazo de la empresa.

El uso adecuado de estos datos interconectados ofrece una base sólida para diseñar acciones estratégicas que incrementen la efectividad, la competitividad y el crecimiento sostenido de la empresa en un entorno cada vez más dinámico y basado en información actualizada.