Las empresas, muchas veces, se encuentran con procesos poco eficientes, tediosos y que todavía no han sido automatizados. Estos a menudo suponen determinados “cuellos de botella” para algunos departamentos. Uno de ellos es la atención al proveedor, que suele ralentizar el trabajo de los departamentos de contabilidad al tener que estar continuamente resolviendo dudas, generalmente telefónicas, de los proveedores: recepción de mercancías, recepción de facturas, información sobre datos, fechas de pago... Y es que, según datos extraídos por el portal de facturación electrónica easyap, “el 96% de las llamadas del departamento de cuentas son llamadas de proveedor siendo el 75% peticiones de información y el 22% incidencias. Solo el 1% de las compañías cuentan con un sistema de gestión de incidentes”.

Por este motivo, y en la búsqueda de lograr procesos más eficientes y rentables, easyap ha creado un portal del proveedor en el que unificar todos los datos para que estos lleven un control de la información transparente y de fácil acceso.

Pero antes de seguir, ¿qué es easyap? easyap es un portal de facturación electrónica que ofrece múltiples servicios para empresas, con la digitalización de los procesos como base para una mayor eficiencia, rapidez y minimización de errores. Entre sus servicios ofrecen las herramientas más avanzadas para la emisión de facturas a clientes y la recepción de facturas de proveedores, la optimización de workflows, la gestión de gastos y el suministro inmediato de información (SII) con interconexión con la sede electrónica de la AEAT, entre otras tareas.

Cómo funciona el portal del proveedor de easyap
El portal del proveedor de easyap pone a disposición de sus clientes un portal del proveedor web, con interconexión con cualquier ERP que facilita al proveedor la información que la empresa considere. Se pueden incluir las facturas, los pedidos, los pagos, las previsiones, las recepciones... Cualquier dato que sea útil y que facilite el proceso y la gestión de incidencias.

Se trata de un servicio orientado a que el proveedor autogestione su acceso y pueda realizar aquellas consultas que habitualmente dirige vía e-mail o vía telefónica al área de contabilidad pero también a cualquier otro departamento de la compañía.

El objetivo es, por un lado, automatizar y digitalizar tareas liberando de carga los empleados internos y, por otro, dar un servicio de pago a proveedores transparente, bidireccional, rápido y con la máxima información sobre cada fase de la facturación.

La solución cuenta con una rápida y fácil implementación y permite un alto grado de automatización de los procesos más frecuentes como la alta de proveedores, la actualización de bases de datos, la gestión de incidencias, etc. También ofrece la posibilidad de descarga de documentos por parte del usuario y la resolución de problemas con un solo clic.

10 ventajas del portal del proveedor de easyap
Ahora sí, una vez definido qué es y cómo funciona el portal del proveedor de easyap, te contamos cuáles son sus principales ventajas para empresas. Contando con la máxima información podrás discernir si deberías contratar un servicio de este tipo para tu compañía.

1. Descongestión de los recursos internos, eliminando cargas extras de trabajo.
 
2. Los departamentos de cuentas evitarán dedicar tiempo a resolución de consultas por vía telefónica y podrán centrarse en tareas de más valor para el funcionamiento de la empresa.
 
3. El proceso de atención a proveedores y de pagos de facturas estará  perfectamente documentado en cada una de sus fases y quedará  registrado de forma transparente y accesible. 
 
4. Con el portal del proveedor se evitarán posibles errores, facturas perdidas, incidencias... 
 
5. La disponibilidad de la información es variada (facturas, pedidos, promociones...) y centralizada en un mismo espacio. 
 
6. Proceso independiente del conocimiento de las personas: quién es cada proveedor, qué ha hecho, cuándo, etc.
 
7. Mayor satisfacción del proveedor con un proceso claro con información útil que no le hará perder tiempo. 
 
8. Visibilidad global de las posiciones con proveedor independiente de los múltiples sistemas.
 
9. El proceso de implementación es fácil y con un corto plazo de puesta en marcha con poca participación (o nula) del departamento de IT/Sistemas. 
 
10. Sistema 24/7 independiente de horarios de oficina, disponibilidad de la atención al cliente, días festivos...

Con toda esta información, ¿sabes ya si el portal del proveedor de easyap es para ti? Esperamos con este artículo haber resuelto todas tus dudas.