Espacio y tiempo. No, no voy a hablar de Einstein y su famosa teoría, sino de Virtual Meeting. Las reuniones virtuales se están convirtiendo en el mejor aliado de los departamentos de Formación y Medical Education. Cada vez más laboratorios están apostando por este tipo de reuniones que permiten ahorrar costes con unos ratios de eficacia que sobrepasan a los de los workshops físicos tradicionales y que superan los problemas de espacio y tiempo que, de manera creciente, afectan tanto a los ponentes como asistentes.

Diferentes espacios y tiempos reducidos. Los ponentes y asistentes de una reunión física tienen que desplazarse, lo que implica un freno. En una Virtual Meeting ese freno no existe. Cada participante se conecta allí donde esté, favoreciendo un uso más eficiente del tiempo. Los niveles de satisfacción de este tipo de reuniones son muy elevados: el 93% de los asistentes a las Virtual Meeting de nuestros clientes en 2016 se mostraron muy satisfechos con esta solución digital, dándose experiencias de eventos con más de 5.000 profesionales médicos interactuando en tiempo real en una veintena de países.

Una Virtual Meeting es, en pocas palabras, una reunión donde la sala es internet. Los ponentes y asistentes están en diferentes lugares físicos, pero acceden al mismo espacio digital donde comparten presentaciones, argumentos y experiencias.

Las ventajas de las reuniones digitales más evidentes son un uso más eficiente del tiempo y el ahorro de costes derivado de los desplazamientos y acondicionamiento de salas físicas, pero hay más beneficios que tienen que ver con una comunicación más horizontal entre profesionales y con la generación de espacios virtuales con contenido permanentemente accesible, en donde se fomenta el diálogo continuado entre profesionales.

El 95% de los profesionales está interesado
En la pasada edición de Digital Pharma Conference celebrada en Londres se ofrecieron datos inequívocos sobre el interés que despiertan las Virtual Meeting entre los profesionales médicos. Más del 95% de los encuestados por la firma Within3 señalaron su deseo de participar en una Virtual Meeting. El 98% de los laboratorios que ya han desarrollado alguna reunión virtual afirman que incrementarán este tipo de acciones en 2018.

Más datos. Los profesionales médicos que han participado alguna vez en una Virtual Meeting confirman sus bondades: el 92% aseguran que el periodo de reflexión que permite este formato es una gran ventaja a la hora de discutir soluciones y plantear nuevas ideas (las Virtual Meeting se prolongan en el tiempo) y el 98% reconoce que participar en una reunión virtual superó sus expectativas.

¿Significan estos datos que las Virtual Meeting van a terminar con la reunión física? En absoluto. Los congresos médicos continuarán desarrollándose, así como las conferencias, simposios y jornadas formativas. Los eventos físicos no van a desaparecer, aunque los digitales irán ganando peso paulatinamente. Lo ideal es combinar acciones físicas y digitales, aprovechando al máximo las ventajas de cada tipo de evento.

Además, dentro de las Virtual Meeting, existen multitud de formatos, cada uno de ellos adaptado a objetivos concretos y diferentes necesidades. De este modo, se pueden combinar acciones físicas y virtuales en la misma sesión, generando reuniones híbridas que incluyan encuentros en directo vía streaming, conferencias tipo webinar, jornadas de discusión online… las posibilidades son enormes. Basta con evaluar cada necesidad concreta y adoptar la mejor solución optimizando los medios digitales disponibles.

En E-lixir Consulting tenemos soluciones digitales que se adaptan a cualquier necesidad formativa. Nuestra experiencia en este campo nos ha permitido desarrollar nuevos conceptos de reunión, evolucionando desde workshops físicos con elementos digitales a conferencias 100% virtuales, pasando por soluciones mixtas como auscultación digital dirigida por un ponente en remoto o todo tipo de formaciones gamificadas aplicadas tanto en jornadas físicas como en entornos virtuales.